Portal Funduszy Europejskich

Użyteczność. To nie była praca teoretyczna. Kiedy zastanawiałam się nad tematem pracy dyplomowej, chciałam zrobić coś pożytecznego. Miałam kilka pomysłów. Ostatecznie padło na zmianę instrukcji BHP w czasie pracy zdalnej. Ale chodziło mi przede wszystkim o przekonanie innych, że instrukcja musi być tekstem, który zrozumie każdy – nawet jeśli nie jest prawnikiem. Mówiłam o tym także w czasie mojego wystąpienia na konferencji, która kończyła studia podyplomowe na Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza w Poznaniu.

„Jeśli chcemy, by ktoś postępował zgodnie z tym, co zapiszemy w instrukcji, musi ją zrozumieć. Zazwyczaj szybko, bez analizy i zastanawiania się, co autor miał na myśli”.

To niby oczywiste, ale w życiu bywa różnie. Instrukcje są często tak trudne, że rezygnujemy z czytania już po pierwszym zdaniu. Jak wyglądała Twoja praca nad tym dokumentem?

Po pierwsze musiałam tę oryginalną instrukcję zrozumieć. Prosty język to nie jest przecież upraszczanie merytoryki. Nie chciałam – i nie mogłam – zgubić ważnych treści. Później analizowałam każde zdanie i pisałam je od nowa. Oryginalna instrukcja miała formę bezosobową. Pracownik musiał „użytkować”, „zapewnić”, „wyłączyć”. Był to zatem tekst tylko pozornie skierowany do kogoś. Nie ujawniał się w nim nadawca. Nie mieliśmy też informacji o odbiorcy – poza zaznaczeniem w pierwszym zdaniu, że „instrukcja określa zasady bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, jakie powinien spełnić pracownik podczas wykonywania pracy zdalnej”.

A przecież jedną z zasad prostego języka jest pisanie do kogoś…

No właśnie. Dlatego po analizie dokumentu zaproponowałam wersję, która jest rewolucją. Zmiany były głębokie. Nie dotyczyły jedynie usunięcia z tekstu urzędyzmów. Nie wystarczyło mi skrócenie zdań i usunięcie przepisów z głównego tekstu. Największą zmianą było wprowadzenie odbiorcy – pracownika, który powinien zapoznać się z instrukcją BHP, by wygodnie i bezpiecznie pracować. Pokazałam relację nadawca – odbiorca, a więc pracodawca – pracownik. Ten pierwszy ma obowiązek zapewnić bezpieczne warunki pracy. Jeśli nie może tego zrobić bezpośrednio (bo praca zdalna wiąże się z pracą poza siedzibą pracodawcy), powinien zadbać, by pracownik potrafił sam takie warunki stworzyć w wybranym przez siebie miejscu. Jeśli instrukcja ma spełniać swoją funkcję, nie może pominąć tej relacji. Przyjęłam założenie, że instrukcja jest narzędziem w rękach człowieka (w tym wypadku pracownika UTK). Ma pomóc bezpiecznie i wygodnie pracować poza biurem. Pracownik musi zatem odnaleźć w niej siebie. Poczuć, że treść jest skierowana właśnie do niego.

Instrukcja powinna być zrozumiała dla odbiorcy, żeby mógł się do niej zastosować – to jasne. A dlaczego powinniśmy upraszczać inne dokumenty w administracji?

Z wielu powodów. Dla mnie najważniejsza jest szybkość odbioru. Dokumenty, które są porządnie zredagowane wizualnie i językowo, nie wymagają wnikliwej, długiej analizy. Wiele z nich odczytujemy w biegu, w smartfonie. W taki sposób czytamy umowy, regulaminy i formularze.

„Potrzebujemy zatem tekstów, które są napisane zgodnie ze standardami prostego języka. Zrozumiałych dla wszystkich, bez względu na wykształcenie”.

Prosty język to Twoim zdaniem staranna, poprawna polszczyzna?

Tak. W przeciwieństwie do pokracznego języka urzędowego, który powstał w czasach, kiedy urzędnik chciał zbudować swój autorytet na niedostępności. Stworzyć mur między instytucją a obywatelem. Tymczasem już kilka wieków temu powstawały poradniki, które nawoływały do pisania w sposób jasny i nieskomplikowany. W którymś momencie skręciliśmy w niewłaściwą drogę.

No tak. Jednak nie wszyscy czują potrzebę zmian. Czy spotkałaś się z oporem ze strony współpracowników, gdy zaczęłaś mówić o prostym języku?

Oczywiście! Ale nikomu nie mam tego za złe. Sama pamiętam moment, kiedy musiałam nauczyć się wyrównywać teksty do lewej strony. Przestawić się na czcionkę bezszeryfową. A nawet zacząć ignorować wiszące znaki! Jakie to było trudne! Siła przyzwyczajenia jest okropna. Dlatego zupełnie nie dziwiły mnie głosy typu „kiedy w końcu skończymy z tym eksperymentem?”.

„Wierzę, że w końcu wszyscy przekonają się, że prosty język to nic złego. To z jednej strony powrót do źródeł – do poprawnego, jasnego pisania – a z drugiej konieczność”.

Od maja prowadzimy w UTK szkolenia ze skutecznej komunikacji, na których przekonujemy, że prosty język jest dla ludzi wykształconych. Nie jest prostacki. Jest użyteczny! Łączymy go też z dostępnością – dzięki zasadom, które dotyczą komponowania struktury tekstu w prostym języku, z dokumentami mogą zapoznać się osoby ze szczególnymi potrzebami.

Masz również doświadczenie z pracy w ministerstwie, byłaś liderką prostego języka. Co było wtedy dla Ciebie największym wyzwaniem?

Chyba czas. Zawsze są ważniejsze sprawy. A wprowadzanie prostego języka w urzędzie wymaga dużo wysiłku i czasu. W UTK te działania trwały już kilka lat przed tym, jak rozpoczęłam tu pracę. Ale półtora roku temu nabrały one tempa, a ja mogłam włączyć się w cały proces. Cieszę się, że spotkałam się tu z tak dużą otwartością na ten trend.

Jak studia z prostego języka wpłynęły na Twoje codzienne podejście do komunikacji?

Przede wszystkim dodały mi pewności siebie i kolejnych argumentów w przekonywaniu tych, którzy przekonani jeszcze nie są. Zebrałam sporo pomysłów i inspiracji do szkoleń. Zobaczyłam różne punkty widzenia i poznałam wiele wspaniałych osób, które były na różnych etapach wprowadzania prostego języka w swoich instytucjach.

Studia nie były dla mnie rewolucją w myśleniu o komunikacji – do tej pory pamiętam dzień, kiedy musiałam napisać pismo „po urzędowemu”. Mnie to niemal fizycznie zabolało! Jestem z wykształcenia dziennikarzem. Komunikacja z ludźmi w sposób, który jest demokratyczny i zrozumiały, była we mnie od zawsze. Trudny był dla mnie ten czas (na szczęście nie tak długi), kiedy musiałam się przemóc i pisać inaczej.

Masz więc kompetencje i pierwsze sukcesy w upraszczaniu komunikacji. Co poradziłabyś osobom, które są na początku tej drogi i dopiero myślą o zmianie języka w swoich instytucjach?

Przygotujcie kilka tekstów w prostym języku i idźcie z tym wyżej. Pokażcie różnice. Argumentem, który może pomóc, jest to, że w tej chwili prosty język rozgościł się w komunikacji oficjalnej na dobre. Upraszcza Służba Cywilna, czyli urzędy. Ale robią to też samorządy i instytucje, które świadczą różne usługi (np. banki). Nie można zostawać w tyle i być wytykanym palcami za bufonowatość.

„Polecam narzędzia, które pomagają upraszczać teksty – można sprawdzić, czy nasz materiał jest rzeczywiście dobry”.

Warto się też szkolić, bo to pomaga sprawdzić, czy jesteśmy na dobrej drodze. Nie mówię tu tylko o studiach podyplomowych, ale też o różnych krótszych formach szkoleniowych. Polecam też rozmowy z innymi prostownikami i prostownicami. Jest nas coraz więcej!

Dziękujemy za rozmowę!

Prosto i kropka

Barbara Toczyska

Z wykształcenia dziennikarz – tytuł magistra zdobyła na Uniwersytecie Warszawskim. Pracowała w stacjach radiowych m.in. jako wydawca i prowadzący. Od 2010 r. w służbie cywilnej – zawsze w zespołach, które zajmują się komunikacją i promocją. Zdobyła certyfikat ekspertki językowej na Uniwersytecie Wrocławskim i ukończyła studia podyplomowe „Prosty język w instytucjach publicznych” na Uniwersytecie im. A. Mickiewicza w Poznaniu. Prostym językiem zajmuje się od zawsze, oficjalnie – od 2016 roku.