Portal Funduszy Europejskich
Korzystamy z plików cookies, by ułatwić użytkownikom poruszanie się po serwisie. Ciasteczka pozwalają nam także tworzyć anonimowe statystyki serwisu. Jeżeli nie blokujesz plików cookies, to zgadzasz się na ich używanie i zapisanie w pamięci urządzenia. Możesz zmienić ustawienia przeglądarki, żeby wyłączyć zapisywanie ciasteczek.
Jeśli korzystasz z Funduszy Europejskich, musisz przestrzegać zasad obowiązujących wszystkich beneficjentów. Poniżej znajdziesz najważniejsze obowiązki podczas realizacji projektu.
Jeśli Twój wniosek otrzyma pozytywną ocenę, dostaniesz oficjalną informację o przyznaniu dotacji. Następnie podpiszesz umowę z instytucją udzielającą Ci wsparcia. Otrzymasz informację, jakie dokumenty przygotować przed podpisaniem umowy oraz kiedy ją podpiszesz.
Lista dokumentów potrzebnych do podpisania umowy może być różna. Zależy to od projektu, który realizujesz , oraz od tego, kogo reprezentujesz. Niektóre dokumenty są wymagane od większości korzystających z dofinansowania. Oto one:
Umowa o dotację zawiera zasady przyznawania dotacji, harmonogram realizacji oraz budżet. Wniosek o dofinansowanie jest załącznikiem do umowy. To znaczy, że jeśli w projekcie będą zmiany, umowa też się zmieni.
Podczas realizacji projektu wspieraj się wytycznymi, opracowanymi na podstawie ustawy wdrożeniowej. Są to określone instrukcje i dokumenty pomocnicze.
Wytyczne ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego dotyczące programów polityki spójności na lata 2021-2027 publikujemy na Portalu Funduszy Europejskich > Dokumenty.
Fundusze Europejskie mogą sfinansować tylko określone wydatki. Zapoznaj się z katalogiem tych wydatków już podczas przygotowywania wniosku o dotację.
Szczegółowe informacje znajdziesz w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności 2021-2027.
Podczas realizacji projektu pamiętaj, aby wydawać pieniądze zasadnie i efektywnie zgodne z przepisami oraz umową o dofinansowanie. Zapisuj każdy wydatek tak, jak wymaga tego instytucja, która udziela Ci dofinansowania. Pamiętaj, że nie możesz rozliczysz wydatków, które nie są w kosztorysie we wniosku.
Jeśli korzystasz z dofinansowania, zobowiązujesz się ponosić wszystkie wydatki zgodnie z zasadami:
Unikaj sytuacji, które mogą prowadzić do konfliktu interesów. Musisz przestrzegać zasad zakupów, które są opisane w wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków dla programu, z którego Twój projekt otrzymał dofinansowanie.
Baza Konkurencyjności to internetowa baza ofert zawierająca ogłoszenia beneficjentów. Wbudowana wyszukiwarka ogłoszeń pozwala w szybki i łatwy sposób odnaleźć zapytania ofertowe zamieszczone przez beneficjentów. Publikacja ogłoszeń beneficjentów jest warunkiem spełnienia tzw. zasady konkurencyjności. Szczegółowe informacje znajdują się na stronie: bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl
Twój projekt będzie podlegał kontrolom. Zapoznaj się z nimi.
Po zakończeniu kontroli zostanie sporządzona informacja pokontrolna. Jeżeli kontrolerzy wykryją nieprawidłowości, otrzymasz oficjalnie zalecenia oraz termin na ich wypełnienie.
W umowie znajdziesz informację, jak często musisz składać sprawozdania z postępów prac w projekcie. Najczęściej jest to raz na trzy miesiące. Używaj specjalnego formularza. W sprawozdaniach informujesz o realizowanych działaniach, ich efektach oraz kosztach – zgodnie z założeniami wniosku o dotację. Przedstawiasz również plan działań na kolejny okres sprawozdawczy.
Pamiętaj, że w trakcie realizacji projektu możesz skontaktować się z opiekunem Twojego projektu. Jest to wyznaczona osoba, która udzieli Ci bieżącego wsparcia, jeśli będziesz mieć jakieś wątpliwości.
Sprawozdania z postępu projektu to zwykle część wniosku o płatność.
Możesz wypełnić i złożyć wniosek o płatność przez Centralny System Teleinformatyczny. W systemie można także wysyłać pisma, harmonogramy, informacje o zamówieniach publicznych oraz dane o pracownikach i uczestnikach projektu.
Jeżeli w sprawozdaniach będą błędy lub niejasności, otrzymasz prośbę o poprawienie lub uzupełnienie wniosku. Dotacja może być cofnięta, jeśli będziesz realizować projekt inaczej, niż napisano we wniosku. Jeśli nie będziesz przestrzegać procedur, na przykład przy wyborze dostawców lub usług, możesz musieć zwrócić część dotacji.
Wniosek o płatność składasz, żeby:
Wysokość zaliczki obliczasz na podstawie kosztów planowanych na kolejny okres realizacji projektu. Umowa o dofinansowanie określa, jakie są maksymalne kwoty zaliczki.
Jeśli chcesz rozliczyć już poniesione koszty, dołącz zestawienie wydatków, tak jak w kosztorysie wniosku o dotację. Czasami musisz także dodać kopie dokumentów księgowych, które potwierdzają te wydatki. Najczęściej są to faktury, potwierdzenia przelewów, protokoły przekazania towarów lub odbioru wykonanych prac czy usług.
Jeżeli w projekcie zatrudniałeś pracowników, musisz mieć wszystkie dokumenty związane z rekrutacją, umowami oraz dokumenty z ZUS i US. To dotyczy także sytuacji, gdy wynagrodzenie pracowników było dofinansowane.
Dokumenty księgowe oznaczaj informacją, z jakiego projektu pochodzą. Unikniesz w ten sposób wielokrotnego finansowania tych samych wydatków.
Prowadź księgowość dokumentów projektowych w taki sposób, aby można je było szybko i łatwo zidentyfikować. Można to zrobić na dwa sposoby: nadając dofinansowanym pozycjom jednolite oznaczenia lub tworząc osobne konta tylko do tych pozycji.
Koniecznie załóż osobne konto bankowe wyłącznie do płatności projektowych.
Jeżeli korzystasz z unijnego wsparcia, masz obowiązek o tym informować przez oznakowanie dokumentów projektowych.
Oznaczenie musi zawierać:
Zasady promocji i oznakowania projektów znajdziesz tutaj. Dowiedz się, jakie masz obowiązki, gdy realizujesz projekt, aby był dostępny dla wszystkich i każdy mógł korzystać z jego efektów.
Z Podręcznika w zakresie informacji i promocji projektów UE (PDF) dowiesz się m.in.:
Jeśli w projekcie kupisz sprzęt, zbudujesz budynek lub zatrudnisz pracowników, musisz pamiętać o tzw. okresie trwałości. To czas, w którym musisz utrzymać efekty projektu.
Okres trwałości zaczyna się po zakończeniu projektu. Szczegóły znajdziesz w umowie o dofinansowanie.
Zasada trwałości zostaje naruszona, gdy w tym czasie:
Dla inwestycji infrastrukturalnych lub produkcyjnych nie możesz przenieść działalności produkcyjnej poza UE przez 10 lat od daty płatności końcowej. Ta zasada nie dotyczy mikro, małych i średnich przedsiębiorstw.
Jeżeli naruszysz zasadę trwałości, musisz oddać część funduszy, które dostałeś na projekt, razem z odsetkami, proporcjonalnie do tego, jak długo nie zachowałeś tej zasady trwałości.
Po zakończeniu projektu przechowuj dokumenty w swojej siedzibie przez czas, który określono w umowie. Dokumenty udostępnij przedstawicielom:
Baza Konkurencyjności to internetowa baza ofert zawierająca ogłoszenia beneficjentów. Wbudowana wyszukiwarka ogłoszeń pozwala w szybki i łatwy sposób odnaleźć zapytania ofertowe zamieszczone przez beneficjentów. Publikacja ogłoszeń beneficjentów jest warunkiem spełnienia tzw. zasady konkurencyjności.
