Jak poprawić zrozumiałość tekstów o Funduszach Europejskich? Najlepiej pisać z myślą o odbiorcy. Taki styl proponują eksperci od prostego języka. Jest on konkretny i treściwy, ma takie słownictwo i strukturę, że tekst czytamy szybko i więcej z niego zapamiętujemy. Przekazuje informacje ważne dla czytelnika. W takim razie jak tworzyć nowoczesne komunikaty? Odpowiedź jest jedna: w prostym języku!
Dla kogo prosty język?
Dla każdego, kto tworzy teksty. Możesz pracować w urzędzie, instytucji publicznej czy firmie! Ważne, że piszesz do ludzi! Zadbaj o to, aby styl języka zyskał nowe oblicze. Buduj relacje! Tekst musi być przyjazny i zrozumiały, a jego układ przejrzysty. Taka informacja to prawo każdego z nas!
Czy to się opłaca?
Na dostępności językowej jeszcze nikt nie stracił, wprost przeciwnie. Twórz teksty dla Twoich odbiorców i dostosuj się do ich potrzeb. Szukaj powszechnie znanych sformułowań, zamiast trudnych wyrazów. Dzięki temu poprawisz jakość komunikacji pisemnej. Co jeszcze zyskasz?
- Oszczędzisz czas! Odbiorcy szybciej i sprawniej przeczytają Twój tekst.
- Będziesz skuteczny! Twój czytelnik więcej zapamięta z tekstu. Będzie bardziej skłonny zrobić z niego użytek.
- Zadbasz o wizerunek swój i urzędu! Styl, w jakim piszesz, świadczy o Twoim profesjonalizmie.
Krok 1. Zanim zaczniesz, przygotuj się do pisania.
Zastanów się:
- Do kogo piszesz? Czy do eksperta czy osoby, która nie zna tego obszaru?
- Co już wie Twój czytelnik? Czy trzeba wyjaśnić mu wszystko, czy tylko od pewnego etapu?
- Czy odbiorca tekstu ma na co dzień do czynienia z dokumentami urzędowymi?
- Jakie informacje chcesz przekazać i czy są one ważne dla czytelnika?
- Co powinien zrobić Twój odbiorca po przeczytaniu pisma?
Krok 2. Zabierz się za pisanie.
- Zdecyduj się, jak będziesz prezentował swoje myśli i informacje w tekście:
- według znaczenia: od najważniejszego na początku do mniej istotnego na końcu,
- chronologicznie: od tego co było, do tego co będzie.
- Jeśli wybrałeś jedną z tych metod, stosuj ją konsekwentnie w całym dokumencie.
Krok 3. Pismo jest gotowe! Teraz czas, aby je sprawdzić.
Są różne sposoby, aby to zrobić! Metody oceny tekstu nie mogą być skomplikowane ani kosztowne. Aby przekonać się, czy Twoje pismo jest proste i zrozumiałe, skorzystaj z kilku wskazówek.
- Przeczytaj tekst na głos Jeśli zatrzymasz się w niektórych miejscach, prawdopodobnie wymagają poprawy. Poproś również drugą osobę, aby to zrobiła.
- Zbadaj tekst przy pomocy narzędzi analitycznych. Wystarczy, że skorzystasz z bezpłatnych aplikacji, które przygotowali eksperci:
- Zorganizuj testy użyteczności.
- Zadanie – daj wybranym osobom (współpracownikom) tekst do przeczytania. Poproś, aby wykonali zadanie (np. znaleźli w tekście określone informacje). Zmierz czas i poprawność wykonania.
- Test pamięci – daj odbiorcom tekst do przeczytania. Zabierz tekst. Poproś o odtworzenie kluczowych wątków z pamięci. Sprawdź poprawność informacji.
Krok 4. Wykorzystaj listy kontrolne, które tworzą eksperci. To prosty i obiektywny sposób, aby przekonać się, czy napisałeś zrozumiale i zgodnie z zasadami prostego języka. Korzystaj z dobrych praktyk!
Jeśli zastosowałeś się do tych rad i wskazówek prawdopodobnie Twój tekst już prosty i gotowy do wysyłki. Twój czytelnik powinien z łatwością go zrozumieć.
Pamiętaj! Warto pisać prostym językiem nie tylko o Funduszach Europejskich. Polecamy upraszczanie języka w każdym tekście skierowanym do masowego odbiorcy. Te zasady są uniwersalne, a korzyści długofalowe. Wiedzą o tym urzędy, które podpisały Deklarację prostego języka.
Zapraszamy na stronę: funduszeeuropejskie.gov.pl/prosty_jezyk