Ułatwienie rejestracji spółek (województwo podkarpackie i świętokrzyskie)

W ramach prac nad tym komponentem Inicjatywy Catching-up regions eksperci Banku Światowego porównali warunki założenia i prowadzenia działalności gospodarczej w 18 polskich miastach, w tym w Rzeszowie i Kielcach, czyli stolicach województw podkarpackiego i świętokrzyskiego, które zostały wybrane do pilotażu.

Opis problemu

Z metodologii Banku Światowego (Doing Business) wynika, że na określenie łatwości zakładania firmy mają wpływ cztery czynniki:

1. wysokość wymaganego kapitału zakładowego,
2. liczba procedur występujących w procesie uruchamiania spółki,
3. czas trwania procedur w toku zakładania firmy,
4. koszty związane z rejestracją spółki. 

Chociaż wskaźniki te ustalane są w większości na szczeblu krajowym, pomiędzy poszczególnymi regionami zauważyć można dysproporcje, z których w przypadku Polski największą jest czas oczekiwania na uzyskanie wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). W Rzeszowie i Kielcach, w okresie, w którym przeprowadzane było badanie, czas ten wynosił 36-37 dni, natomiast w Poznaniu, który znalazł się na szczycie stworzonego na ten cel rankingu, cała procedura rejestracji (online) spółki z ograniczoną odpowiedzialnością za pośrednictwem portalu S24 trwała 8 dni. System S24 (dostępny ze strony e-KRS Ministerstwa Sprawiedliwości) służy do składania on-line wniosków o rejestrację spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek jawnych oraz spółek komandytowych.

Oprócz czasu oczekiwania w procesie rejestracji spółki zauważyć można różnicę w kosztach związanych z założeniem firmy, a dysproporcje wynikają przede wszystkim ze sposobu uruchamiania spółki – czy następuje ona w formie elektronicznej rejestracji, czy w formie tradycyjnej (papierowej).

Z przeprowadzonych analiz wynikało, że w latach 2014-2016 w badanych województwach liczba zakładanych spółek prawa handlowego rosła z każdym rokiem, jednak wciąż ponad połowa wniosków składana była w formie papierowej. W ocenie ekspertów Banku Światowego wynikało to przede wszystkim z braku upowszechnienia informacji o możliwości dokonania rejestracji spółki przez internet i braku kompetencji cyfrowych, których wymagało wypełnienie dość skomplikowanego formularza oraz braku możliwości dostosowania wzorca umowy spółki do indywidualnych potrzeb. Powodowało to, że system S24 nie był wykorzystywany na miarę swojego potencjału.

Długi czas rejestracji spółki natomiast wiązał się z tym, iż duży odsetek wniosków wymagał ponownego wypełnienia z powodu błędów w formularzu oraz różnicach w interpretacji niektórych kwestii w poszczególnych wydziałach KRS (np. nazwy spółki, weryfikacja zgodności kodów Polskiej Klasyfikacji Działalności z opisem przedmiotu działalności w umowie spółki). Kilkukrotne przekazywanie formularza do KRS powoduje dodatkowe obciążenie wydziałów KRS  i znaczące wydłużenie czasu rejestracji firmy.

Rekomendacje 

Wśród rekomendacji Banku Światowego znalazły się:

1. Upowszechnienie i promowanie e-rejestracji wśród przedsiębiorców i prawników poprzez umieszczenie informacji na ten temat na dedykowanej internetowej stronie rządowej oraz prowadzenie kampanii informacyjnych, a także poprawa przyjazności portalu S24 w celu zachęcenia przyszłych przedsiębiorców do wybrania właśnie tej formy rejestracji spółki.
2. Zmniejszenie liczby zwracanych wniosków poprzez dostosowanie portalu S24, tak aby przeprowadził użytkownika przez cały formularz i automatycznie wykrywał błędy, stworzenie katalogu praktycznych wskazówek, które pozwolą wyeliminować najpowszechniejsze błędy związane z wypełnianiem formularza rejestracyjnego oraz ujednolicenie interpretacji przepisów regulujących proces rejestracji spółki.
3. Skrócenie czasu rozpatrywania wniosków poprzez zarządzanie wpływem spraw, szczególnie w czasie letnim, kiedy to w związku z okresem urlopowym tworzą się największe zatory i zaległości, a także uproszczenie procesu rejestracji poprzez automatyczną wymianę danych w systemie informatycznym oraz zmniejszenie ilości kroków w procedurze elektronicznej rejestracji z 17 do 5.

Działania usprawniające

Ministerstwo Sprawiedliwości podjęło szereg działań mających na celu poprawę funkcjonowania systemu S24. Poddano analizie rekomendacje Banku Światowego pod kątem możliwości i opłacalności ich realizacji. Założono, że w pierwszej kolejności zostaną zrealizowane rekomendacje dotyczące interfejsu systemu S24 (dodatkowe objaśnienia, podpowiedzi, instrukcje). W następnej kolejności zostaną wzięte pod uwagę kolejne usprawnienia, w tym także sugerowane przez ekspertów BŚ.

W listopadzie 2017 roku została wdrożona wersja system Biurowość KRS oraz systemu wpisów KRS zintegrowanych z systemem S24:

Po złożeniu wniosku na portalu S24 wpływa on automatycznie do właściwego wydziału KRS, rejestrowana jest sprawa, a dane z wniosku są automatycznie kopiowane jako dane sprawy. Dane z wniosku przekazanego poprzez S24 są także automatycznie zamieszczane w projekcie wpisu do KRS, sąd tych danych nie przepisuje. Wprowadzenie tych zmian istotnie przyspiesza rozpoznawanie przez sąd rejestrowy wniosku o rejestrację spółki złożonego za pośrednictwem portalu S24 oraz eliminuje możliwość pomyłek pisarskich.

26 stycznia 2018 r. Sejm uchwalił ustawę o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym i niektórych innych ustaw (druk 2203). Przewidziane jest szereg zmian stanowiących ułatwienia dla przedsiębiorców, w tym m.in. od 1 marca 2020 r. wszystkie wnioski o wpis w rejestrze przedsiębiorców KRS będą składane wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Będzie także obowiązywała elektroniczna korespondencja z sądem rejestrowym, w tym elektroniczne doręczenia.