Dlaczego pisma urzędowe są trudne do zrozumienia? Czy urzędy chcą pisać prościej? O prostym języku rozmawiamy z prof. Moniką Kresą z Wydziału Polonistyki Uniwersytetu Warszawskiego.
Zofia Boryna: Dzień dobry, Pani Profesor. Zajmuje się Pani usprawnianiem komunikacji. Czy Pani zdaniem prosty język staje się popularny w polskich urzędach? Czy to tylko moda, czy realna i trwała zmiana?
Prof. Monika Kresa: Na szczęście prosty język nie musi już pukać do drzwi polskich urzędów. Urzędnicy coraz częściej go do siebie zapraszają i otwierają mu drzwi, zanim zdąży do nich zapukać. Ta zmiana perspektywy bardzo mnie cieszy, ponieważ oznacza, że pracownicy urzędów coraz bardziej zdają sobie sprawę z dwóch rzeczy. Po pierwsze, z tego, że prosty język to nie tylko chwilowa moda czy narzędzie przewagi konkurencyjnej, do którego uciekają się firmy nastawione na działalność komercyjną. Po drugie, z tego, że prosty język to język korzyści. Zarówno dla obywatela, który nareszcie rozumie, co piszą do niego urzędnicy, jak i dla urzędników, którzy mniej czasu spędzają na odpowiadaniu na te same pytania. Być może to brzmi jak truizm albo slogan, ale od lat powtarzam, trochę parafrazując słowa Winstona Churchilla, że prosty język pozwala oszczędzać czas bez względu na to, czy jesteśmy nadawcą czy odbiorcą danego pisma.
Z.B.: Prosty język to język z myślą o odbiorcy. Zatem jak pisać, by opowiadać na potrzeby adresatów urzędowych treści?
M.K.: Odbiorcę pism urzędowych bardzo trudno zdefiniować czy sprofilować – musimy założyć, że jest nim dosłownie każdy: osiemnastolatek i osiemdziesięciolatka, osoba z wyższym wykształceniem i osoba z wykształceniem podstawowym, ktoś, kto czyta 52 książki rocznie i ktoś, kto czyta jedynie paski w programach telewizyjnych, osoba niewidoma i osoba z ADHD… Tę listę można by wydłużać w nieskończoność. Ważne jest jednak to, że każda z tych osób bez względu na swoje możliwości i ograniczenia powinna mieć taki sam dostęp do informacji.
Z.B.: Dlatego właśnie powinniśmy pisać prosto. Jakie błędy powodują, że jednak się to nie udaje?
M.K.: Kiedy prowadzę szkolenia z prostego języka, zawsze podkreślam, że pierwsze pytanie, które powinniśmy sobie zadać, pisząc pismo, to pytanie o to, jakiej informacji potrzebuje jego odbiorca. Czy jest to podstawa prawna, uzasadnienie naszej decyzji czy sama decyzja, którą podjęliśmy. Jednym z najczęstszych błędów pism urzędowych nadal jest to, że zaczynają się od podstawy prawnej lub uzasadnienia decyzji, którą odbiorca poznaje dopiero na końcu. O ile w ogóle doczytuje takie pismo do końca, ponieważ bardzo często jego forma sprawia, że czytelnik odpuszcza sobie lekturę po pierwszym akapicie. O ile w ogóle autor podzielił tekst na akapity. To bowiem kolejna nieprostojęzyczna usterka, która (na szczęście coraz rzadziej) pojawia się w tekstach urzędowych.
Z.B.: Niektóre usterki można łatwo naprawić, ale czy obawa przed używaniem prostego języka nie jest zakorzeniona w przeszłości?
M.K.: To, z czym autorzy tekstów urzędowych radzą sobie najsłabiej, to umiejętność wyjścia poza schematy i szablony językowe. Nadal trudno nam sobie wyobrazić, że o sprawach urzędowych można pisać językiem innym niż ten, który znamy z dziewiętnastowiecznych kancelarii, czyli bez wszystkich „nawiązując do poniższej wiadomości”, „w dniu dzisiejszym” czy „mając na uwadze powyższe, wnoszę jak na wstępie”. Innym reliktem języka czasów minionych, który doskonale zachował się w języku urzędowym i prawniczym, jest zawiła składnia oraz zdania wielokrotnie złożone. Takie, których nie powstydziłby się Bolesław Prus. Problem jednak w tym, że pisma urzędowe powstające w trzeciej dekadzie XXI wieku mają zupełnie inny cel i zupełnie innych odbiorców niż Prusowa Lalka.
Z.B.: Nawet jeśli zmienimy podejście, nadal jeszcze jest jeden problem – specjalistyczne słownictwo.
M.K.: Zrozumienie tekstów urzędowych utrudnia nam też terminologia, która się w nich pojawia. Przyznam, że z nią mamy największy problem, zarówno jako odbiorcy, jak i upraszczacze. O ile możemy skrócić zdania, pozbyć się kancelaryzmów, a pismom nadać odpowiednią strukturę, o tyle uproszczenie słownictwa, może mieć poważne konsekwencje, na przykład prawne. Dlatego też nie wszystkich terminów możemy się pozbyć. Wszystkie możemy jednak wyjaśnić czytelnikowi tak, żeby ułatwić mu lekturę. Tych błędów przeciwko prostojęzyczności mogłabym wymienić jeszcze kilka – jest nim chociażby bezosobowy ton pism urzędowych, który sprawia, że po ich lekturze nie do końca wiemy, kto ma coś zrobić.
Z.B.: Który z błędów jest największą barykadą komunikacyjną? Gramatyka i składnia zdań, brak bezpośrednich zwrotów do odbiorcy czy trudne słownictwo?
M.K.: Co ważne, żadna z tych cech sama w sobie nie jest barykadą komunikacyjną. Dopiero splot tych czynników sprawia, że pismo urzędowe czytamy jak otwartą księgę… z fizyki kwantowej… po chińsku.
Z.B.: Co może pomóc urzędom komunikować się prościej? Lepsza będzie metoda małych kroków czy szybkie zmiany?
M.K.: Zdecydowanie i tylko: ewolucja.
Z.B.: Ewolucja to proces, który wymaga czasu. Może prostojęzyczna rewolucja byłaby jednak szybsza i efektywniejsza?
M.K.: Każda rewolucja to gwałt na języku, a przede wszystkim na jego użytkownikach. Gwałtowne zmiany prostojęzyczne mogą spowodować efekt odwrotny od zamierzonego: zniechęcą do prostego języka osoby, które staramy się przekonać, że warto pisać po prostu. Prosty język jest prosty tylko z definicji. W praktyce, co nie wszyscy jeszcze rozumieją, wymaga zespołowych niekiedy wieloletnich działań. Jeśli ktoś zna zasady prostego języka, jest w stanie z lepszym lub gorszym skutkiem uprościć pismo ze swojej działki. To jednak połowa sukcesu. W moim przekonaniu działania prostojęzyczne to działania na postawach. Jeśli nie przekonamy urzędników, że prosty język jest wartością, nasza praca nie będzie miała sensu.
Z.B.: Polska od wielu lat realizuje unijne projekty. Dużą częścią języka urzędowego jest słownictwo funduszowe. Jak ocenia Pani dzisiejszy język Funduszy Europejskich?
M.K.: Nie trzeba być specjalistą, żeby dostrzec ogromną zmianę, która zaszła w języku Funduszy Europejskich w ciągu ostatnich 20 lat, a na pewno w ciągu ostatniego czternastolecia. Kiedy wchodzę na stronę Funduszy, widzę piktogramy, wypunktowania, krótkie zdania i formy osobowe, wiem, że te teksty przygotowywał ktoś, kto ma dużą świadomość językową i komunikacyjną.
Z.B.: Czyli można powiedzieć, że jest idealnie?
M.K.: Niestety, kiedy czytam rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady tłumaczone na język polski, mój entuzjazm maleje. Maleje też moje poczucie, że coś z nich rozumiem. To obrazuje problem ogólny, z którym mierzymy się w prostojęzycznym świecie, bez względu na to, czy piszemy o Funduszach Europejskich, podatkach czy ubezpieczeniach – nawet jeśli uprościmy teksty o nich, zderzymy się z murem języka ustaw i oficjalnych regulacji. Niestety, działania prostojęzyczne w Polsce nadal są działaniami oddolnymi. Pojawiają się wprawdzie pierwsze jaskółki zmian – jak chociażby tak zwany Polski akt o dostępności czy wcześniejsza Ustawa o dostępności – dokumenty, które regulują sposób komunikacji urzędów oraz firm wybranych sektorów z obywatelami i klientami. Wciąż jednak brakuje w Polsce Ustawy o prostym języku, która regulowałaby również język… ustaw i rozporządzeń.
Z.B.: Prosty język to również międzynarodowy standard. Czy urzędnicy za granicą piszą prościej niż w Polsce?
M.K.: Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Z jednej strony ruch prostego języka przywędrował do nas z Zachodu, z drugiej strony – język administracji unijnej wcale nie jest prosty.
Z.B.: Czy moglibyśmy brać przykład z jakichś konkretnych zagranicznych praktyk?
M.K.: To, z czego moglibyśmy czerpać, to przede wszystkim właśnie regulacje odgórne, których u nas brakuje. Bardzo przydałby się w Polsce dokument na wzór amerykańskiego Plain Language Act z 2010 roku. Mam wrażenie, że z samym prostym językiem polskie urzędy radzą sobie równie dobrze, jak urzędy zagraniczne. Nam wszystkim potrzeba jednak wsparcia instytucjonalnego na najwyższym poziomie legislacyjnym.
Z.B.: Dziękujemy za rozmowę!
dr hab. Monika Kresa
Pracuje w Instytucie Języka Polskiego UW. Uczy studentów filologii polskiej gramatyki historycznej języka polskiego. W równym stopniu co zagadnieniami historycznymi interesuje się problemami współczesnej polszczyzny, zwłaszcza tej używanej w komunikacji służbowej i mediach.
Od sierpnia 2024 roku koordynatorka prorektorskiego Zespołu ds. Prostego Języka na Uniwersytecie Warszawskim. Jest w zarządzie Fundacji Języka Polskiego. Zajmuje się w niej upraszczaniem i usprawnianiem komunikacji oraz popularyzacją wiedzy językoznawczej.
Zofia Boryna
Uczestniczka praktyk „ZaFUNDuj sobie przyszłość” w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej. Podczas nich realizowała działania związane z prostym językiem „Prosto i kropka”.