Wielka duża litera

Jeden z najsłynniejszych sporów dzielących szkolnych polonistów dotyczy ortografii. 

- Zdanie zaczynamy wielką literą – mówią jedni.

- Nieprawda! Dużą! – protestują inni. 

Spróbujmy pogodzić obie strony.

Słownik języka polskiego (wsjp.pl) różnicuje znaczenia przymiotników „wielki” i „duży”. Rozmiar „duży” to ‘rozmiar powyżej przeciętnego’. Rozmiar „wielki” zaś to ‘rozmiar znacznie powyżej przeciętnego’.

Oznacza to, że w polszczyźnie jest miejsce dla obu liter: dużej i wielkiej! Dużą literą piszemy początek zadania, nazwy własne itp. Wielką literą sygnalizujemy emocjonalny stosunek do jakiegoś pojęcia (np. Miłość, Honor, Matka). 

Od nazwy litery ważniejsze jest jednak to, byśmy nie nadużywali ortografii emocjonalnej w tekstach urzędowych. Nie oznaczajmy wielką literą: skróconych nazw urzędów, naszego urzędu – dla odróżnienia go od innych instytucji (nie: nasz Oddział, a: nasz oddział).  

Kropka miłosierdzia

Długość zdania to jeden z najważniejszych czynników wpływających na zrozumiałość tekstu. W  zdaniach liczących ponad 40 słów informacji jest zbyt wiele. Zagubiony czytelnik traci wówczas koncentrację, czekając spokojnie na kropkę miłosierdzia.

Co najbardziej wydłuża zdania w tekstach urzędowych? - Rozbudowane tytuły aktów prawnych. W standardzie prostego języka dane te uznajemy za informacyjny smog i przenosimy do osobnego rozdziału. Nadajemy im kształt listy przypominającej bibliografię do pracy magisterskiej.

My wspólnotowe

W tekstach urzędowych przyjaznych obywatelom zamiast nazwy instytucji używajmy trybu “per my” („Ustaliliśmy, że..”, „Prosimy o uzupełnienie…”). Oczywiście, możesz też włączyć się do tekstu, pisząc “per ja”, np. gdy opisujesz swoje działania lub by wyrazić emocje (lepiej: „przepraszam za tę sytuację”, a nie: „przepraszamy za zaistniałą sytuację”).

Zupełnie naturalnie wyglądają nawet wypowiedzi, w których „ja” i „my” występują w jednym zdaniu, por. „Przesyłam Pani nasze stanowisko” („przesyłam” – ponieważ ja to robię faktycznie, „nasze stanowisko” – czyli stanowisko mojej instytucji).

Wystrzegaj się jednak tzw. “my wspólnotowego”. Pojawia się ono wtedy, gdy nadawca na siłę włącza do “my” odbiorcę. Bardzo często zabieg ten pełni funkcję nakłaniającą. Mówią tak nauczyciele („wyciągamy karteczki”) oraz lekarze („otwieramy teraz buzię”). Jako urzędnicy – powinniśmy tej formy zdecydowanie unikać.

Mało konkretnie

Jak pamiętasz, skuteczność tekstu w dużym stopniu zależy od tego, jakich używasz czasowników. Najważniejsze są przy tym czasowniki opisujące fizyczne działania.  

Pisząc tekst, staraj się zatem, by czasowniki dokładnie nazywały czynności, które ma wykonać czytelnik. Od “Podaj PESEL” precyzyjniejsze jest przecież “Wpisz PESEL”. Zamiast “dostarczyć coś pocztą” napisz “przesłać coś pocztą”, zamiast „skontaktować się telefonicznie” – “zadzwonić pod numer: XXXXX”.  

Unikaj zwłaszcza czasowników o charakterze metaforycznym lub obrazowym (wizualnym). Uśmiech na twarzy czytelnika wywoła zdanie “złodziej dokonał włamania i oddalił się z miejsca zdarzenia przez otwór okienny”. Komicznie mogą brzmieć również zwroty “wnieść wniosek” (zamiast: „złożyć”), “stawić się w sądzie” (por. wstawić się), “pismo nie czyni zadość” czy “spotkać się ze zrozumieniem”.  

Przebywać na urlopie

W języku urzędowym istnieje wiele słów, które odpowiadają za budowanie nastroju szczególnej powagi lub podniosłości. Nie ma w tym nic złego, o ile sytuacja jest rzeczywiście wyjątkowa (np. nadanie najwyższego odznaczenia  państwowego).

Nie powinniśmy jednak językiem podniosłym opisywać sytuacji codziennych i rutynowych. Dobrym przykładem stylistycznej przesady jest autoresponder, czyli automatyczna odpowiedź mówiąca o naszej nieobecności. Większość takich powiadomień brzmi jak oficjalne oświadczenie rzecznika prasowego.

Zanim zatem napiszesz “informuję, iż przebywam na urlopie”, wyobraź sobie siebie na rozpalonej słońcem plaży. 

Gramatyczne przeszkody

Awangardowy artysta Stefan Themerson powiedział kiedyś, że w urzędowych formularzach w rubryce „Zawód” ma ochotę wpisać „Jestem czasownikiem”.

I rzeczywiście. Czasownik to najbardziej dynamiczna część mowy. Opowiada historię, jest sercem informacji. Dlatego tak ważne jest, byśmy w tekstach urzędowych zamieniali rzeczowniki odczasownikowe (ukryte czynności) na czasowniki.

Ukryte czynności często zjawiają się jednak w tekście nieproszone. Wystarczy użyć wyrażenia, który wymaga takiego właśnie rzeczownika.

Z rzeczownikiem odczasownikowym łączą się obowiązkowo trzy popularne początki urzędowych akapitów:

• „W celu… (zapłacenia, wskazania)”;
• „W przypadku… (niezapłacenia, niewskazania)”;
• „W związku z… (niezapłaceniem, niewskazaniem)”.

Lektura tekstu urzędowego nie musi jednak przypominać biegu przez (za wysokie) płotki.

• „Aby (zapłacić, wskazać)” – to lepszy odpowiednik „W celu…”;
• „Jeśli Pani (nie zapłaci, nie wskaże)” – to lepszy odpowiednik „W przypadku…”;
• „Ponieważ Pan (nie zapłacił, nie wskazał)” – to lepszy odpowiednik „W związku z…”.

Niby-zaimki

Jednym z dziwniejszych zjawisk polszczyzny potocznej jest „tentegowanie”. Polega ono na zastępowaniu słów znaczących zaimkami. Mówimy wtedy: „Przyteguj mi tu pieczęć” czy „Lepiej tam nie idź. Szefowa dzisiaj jest nie ten”.

Być może z niechęci do takich praktyk bierze się nasz lęk przed używaniem zaimków w tekstach formalnych? Boimy się, że z zaimkami wypowiedzi będą brzmieć prostacko.

Z powodu niechęci do zaimków w tekstach urzędowych szerzą się dwa słowne natręty: „niniejszy” i „przedmiotowy”. W większości przypadków kancelaryzmy te możesz śmiało zastąpić prawdziwymi zaimkami: „ten, ta, to”. Wówczas miejsce „niniejszego wezwania” i „przedmiotowej sprawy” zajmą równie precyzyjne: „to wezwanie” i „ta sprawa”.

 Koncert życzeń

Kilka lat temu pewien wrocławianin zaproponował, by wszystkie „przystanki na żądanie” zmienić na „przystanki na życzenia”. Słowo „żądanie” – argumentował – jest zbyt mocne, przez co może wzbudzać u pasażerów i kierowców wzajemną niechęć. Czy mieszkaniec Wrocławia miał rację?

Z pewnością miał dobrą intuicję. Wielki słownik języka polskiego (wsjp.pl) „żądanie” definiuje jako ‘stanowcze życzenie’. W słowie „żądać” ukryta jest zatem ‘stanowczość’!

Niestety, w przepisach prawa znajdziemy sporo słów podszytych czymś w rodzaju niechęci.

A może zrobimy społeczny eksperyment? „Wezwania do usunięcia braków” zamieńmy na „prośby o uzupełnienie braków”, kodeksowe „pouczenia” – na „informacje prawne”, a „prawo żądania wglądu do akt” – na „możliwość wglądu”. Być może złagodzenie tonu części tych zwrotów nie będzie wymagać zmiany prawa?

Edytorska prowizorka

Z pozoru błahe usterki sprawiają, że czytelnik pisma urzędowego może uznać tekst za niezbyt profesjonalny, a nawet humorystyczny. I nie chodzi tu o błędy językowe czy tzw. literówki – w ich przypadku autorowi grozi oczywista utrata reputacji. Mizerny efekt wizerunkowy wywołują także rozwiązania przypominające tekstowe prowizorki.  

Najczęstszą urzędową prowizorką jest przyłączanie skrótu “r.” do daty – z pominięciem spacji (np. „Rozstrzygnięcie konkursu o dofinansowanie: 22.11.2021r.”). Robimy tak zwykle na końcu wiersza – z obawy, że edytor tekstu przerzuci skrót do nowej linii. Niestety, brak spacji przed “r.” to błąd, który zdradza, że słabiej radzimy sobie z warsztatem pisarskim. 

Starocie w dacie

We współczesnych tekstach urzędowych znajdziemy sporo zjawisk, które dziś można uznać za anachronizm. Dwie takie starocie pojawiają się w urzędowo zapisanej dacie.  

Pierwsza staroć to słowo “dnia” (lub skrót “dn.”) przed datą pisma. Zabieg ten pochodzi z czasów wypełnianych ręcznie szablonów. Wyraz “dnia” pojawiał się wówczas przed wykropkowaniem i podpowiadał: ‘Tu wstawić datę!” (np. „Warszawa, dnia …………………”).  

Dziś pisma piszemy w całości na komputerze i zapis w stylu “Warszawa, dnia 20.01.2021” wygląda jak “bułka bułczana z masłem maślanym”. Chyba, że pisma piszemy też w nocy, wtedy koniecznie zapiszmy: „Warszawa, nocą 20.01.2021”. 

Druga staroć jest mniej wesoła. To cyfra “0”, która zjawia się w dacie w sekcji dni. Zero działa wówczas prewencyjnie jako tzw. blokada oszusta.  

Oszusta? – Otóż w urzędach słusznie minionej epoki powszechne było przekonanie, że obywatele mogą przedatować dokumenty, dopisując w pustym miejscu cyfrę “1” lub “2”.  

I EDYCJA KAMPANII "PROSTY JĘZYK NA WESOŁO"

Zawał gałek ocznych

Porządek logiczny lub następstwo czasu to dwie najbardziej naturalne relacje, jakimi możemy łączyć akapity. W tradycji urzędowej wypracowaliśmy jednak inny sposób spajania tekstu – następstwo przestrzenne. Kolejne akapity rozpoczynamy wtedy od słów: „w związku z powyższym” czy „wobec powyższego”.

Niestety, wyrażenia te sugerują czytelnikowi kierunek patrzenia przeciwny do kierunku lektury. Grozi to zawałem gałek ocznych.

Praktyczna wskazówka: Nie powinniśmy odsyłać czytelnika „powyżej” miejsca lektury, ale śmiało możemy go odsyłać „poniżej”. Słowo „poniżej” to znakomita zapowiedź ważnych treści. Nie wahajmy się go użyć!

Interpunkcyjny ABS

Tekst w prostym języku czyta się szybko. Tempo lektury powinniśmy jednak kontrolować. Z czytaniem jest bowiem jak z jazdą samochodem – przed ważnymi miejscami trzeba na chwilę zwolnić.

Na szczęście mamy znak interpunkcyjny, który działa jak ABS w samochodzie – to myślnik. Używaj go zawsze, gdy chcesz doprecyzować lub uszczegółowić zdanie główne.

Praktyczna wskazówka: We współczesnych tekstach użytkowych, zwłaszcza elektronicznych, prawdziwy myślnik wypiera półpauza. I ten krótszy znak interpunkcyjny rekomendujemy w funkcji myślnika (zwłaszcza w tekstach elektronicznych). Nie skracajmy go jednak do postaci łącznika, czyli kreski najkrótszej. Łącznik nie jest znakiem interpunkcyjnym. Porównaj:

1. Interpunkcja — oto moja miłość (myślnik).

2. Interpunkcja – oto moja miłość (półpauza).

3. Interpunkcja - oto moja miłość (łącznik).

Grzeczne Państwo

Grzeczność wymaga, by do adresatów korespondencji zwracać się w formie dostosowanej do ich płci. W pismach zatem powinniśmy używać grzecznościowych zwrotów „Pan” lub „Pani”.

Co jednak zrobić, gdy piszemy do anonimowej osoby, której płci nie znamy?

Używanie w tej sytuacji ukośników (np. „zgłosił/a Pan/i”) lub pisanie bezosobowe nie jest zbyt eleganckie. O wiele lepiej zwracać się do takiej osoby „per Państwo”.

Praktyczna wskazówka: Wobec mężczyzn lepiej używać naturalniejszej formy „Pana” niż nieco staroświeckiej –„Pański” (lepiej: Pana PESEL, a nie: Pański PESEL).

W zdaniach z „Państwo” stosujmy czasowniki w trzeciej osobie (źle: Pisaliście Państwo, że…; dobrze: Pisali Państwo, że…).

Ludzie listy piszą… numerowane

Jeśli coś w tekście wymieniasz, zawsze twórz punktowane lub numerowane listy. Przestrzenna forma wyliczenia lepiej porządkuje informacje i na dłużej pozostaje w pamięci. Twoja lista będzie efektywna, jeśli spełni 5 warunków.

Dobre wyliczenie:

• jest samodzielnym obiektem wizualnym – oddzielaj je od sąsiednich akapitów większą interlinią;
• ma krótki zapowiednik – wyliczenie rozpoczynaj krótkim zdaniem (nie dłuższym niż 10 wyrazów);
• ma symetrycznie zbudowane wersy – każdy punkt rozpoczynaj od tej samej części mowy;
• jest podzielone myślnikami na dwie części – dzięki temu uzyskasz efekt dwóch kolumn (lewa strona może być pogrubiona);
• kończy się kropką w ostatnim wierszu – nigdy nie kontynuuj pod nim zdania.

Praktyczna wskazówka: W prostym języku nie używamy myślników jako punktorów (ten znak pełni tylko funkcję interpunkcyjną). Zdecydowanie lepsze są w tej funkcji kropki, litery lub cyfry.

Ratujmy postscriptum 

Wiele osób sądzi, że w komunikacji mejlowej nie warto używać postscriptum. „Przecież przeoczone treści bez trudu można uzupełnić przed wysłaniem wiadomości” – argumentują. Tymczasem PS może dodać Twoim wiadomościom nieco elegancji i subtelności. W postscriptum możesz przecież umieścić dodatkowe informacje merytoryczne lub treści bardziej osobiste. PS sprawdza się świetnie w komunikacji kierownika z zespołem.

Praktyczna wskazówka: prawidłowy skrót słowa postscriptum to „PS” – bez kropek. Umieszczamy go pod podpisem.  Niektóre słowniki dopuszczają także zapis P.S. – z kropką po każdej literze, ale nie będziemy go rekomendować.

Stopka to wizytówka

Dobra korespondencja jest jak obraz – składa się z ramy oraz merytorycznego wnętrza. Sęk w tym, że otwarcia i zamknięcia listu powinny być relacyjne oraz kreatywne – napisane specjalnie dla adresata.

Niestety, profesjonalne mejle coraz częściej dopada choroba korporacyjnej standaryzacji. Wiadomości zaczynają wyglądać, jakbyśmy pisali je na akord. Niektóre z nich w ogólne nie mają początków, inne – rozpoczynają i kończą zawsze tak samo: szablonowo i przewidywalnie.

List elektroniczny wygląda nieelegancko, gdy pożegnanie i podpis umieszczamy w stopce. Wygląda to wtedy tak, jakbyśmy nie mieli czasu się indywidualnie pożegnać i podpisać.

Praktyczna wskazówka: Stopka mejla nie jest częścią wiadomości tylko informacyjnym załącznikiem. Zredaguj ją jak wizytówkę, ponieważ pełni jej funkcję. Pożegnania i podpis umieszczaj zawsze nad stopką.

 Bez uczuć

Niektóre pisma urzędowe nie mają zwrotów powitalnych ani pożegnalnych (np. decyzje administracyjne). „Państwo – argumentują zwolennicy tego podejścia – nie może być grzeczne, ponieważ nie ma uczuć”.

Jeżeli wysyłasz dokument urzędowy jako imienną korespondencję – zawsze dodawaj powitanie i pożegnanie. Do osób na wysokich stanowiskach możesz pisać z wykrzyknikiem (Szanowny Panie Ministrze!). W tej sytuacji unikaj  wyrażenia „Z poważaniem”, ponieważ jest zbyt krótkie, by było wystarczająco grzeczne (lepiej: Z wyrazami szacunku).

Praktyczna wskazówka: Zwrotów „Witam” i „Pozdrawiam” możesz używać w komunikacji wewnętrznej, nieoficjalnej (np. w ramach zespołu). Nie wypada tak jednak pisać do obywateli czy innych instytucji.

Jeśli wiadomość jest dla adresata pozytywna, możesz pozwolić sobie na bardziej relacyjne zakończenie – np. „Z pozdrowieniami”.

Rozpraszacze

W polskich tekstach prawnych i urzędowych znajdziemy wiele wyrażeń pochodzenia literackiego – przesadnie emocjonalnych, metaforycznych i obrazowych. Niestety, dziś wyrazy te działają jak szum komunikacyjny. Ich pompatyczność i dwuznaczność odwraca uwagę czytelnika od informacji merytorycznych.

Nie piszmy zatem, że „ufamy”, że informujemy „uprzejmie” czy „pragniemy nadmienić”. Nie „wychodźmy naprzeciw oczekiwaniom” ani niczego nie „podnośmy”. A już na pewno nie „dokonujmy” analizy, chyba że jej wynik może zmienić losy świata.

Praktyczna wskazówka: Zamiast czasownika „dokonać” używaj nazwy konkretnej czynności („dokonać kupna” to przecież „kupić”, a „dokonać oceny” – „ocenić”). Możesz też zastąpić to słowo czasownikiem „wykonać” (np. „wykonać korektę, przelew, analizę”).

Ekspansywny przecinek

Konwencje pisania listów w różnych krajach ujednolicają się pod wpływem globalizacji. W Polsce, w grzecznościowej ramie listu, popularny staje się z tego powodu przecinek. Pojawia się on bardzo często zarówno po zwrocie powitalnym (np. Szanowna Pani), jak i po wyrażeniu finalnym („Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”). Tymczasem jeszcze nie tak dawno na początku polskich listów umieszczaliśmy wykrzyknik, a po pożegnaniu – nie stawialiśmy żadnego znaku interpunkcyjnego. 

Jeśli otrzymasz więc list lub mejl z wykrzyknikiem – nie myśl, że nadawca Cię nie szanuje, jest agresywny lub krzykliwy. To raczej znak, że osoba ta reprezentuje starą szkołę pisania listów. Ciesz się tą znajomością!

Praktyczna wskazówka: Jeśli piszesz list do osoby na wysokim stanowisku, rozważ użycie tradycyjnego sposobu witania i żegnania adresata. Polega on na wykaligrafowaniu inwokacji niebieskim piórem na środku listu – właśnie z wykrzyknikiem (np. Szanowna Pani Minister!). Na końcu zaś – na dodaniu do pożegnania grzecznościowego czasownika (jednego z trzech: „łączę”; „pozostaję”; „kreślę się z wyrazami szacunku”).

Zachęta w sam raz

Eleganckie pisma i mejle powinniśmy kończyć grzecznościowym zaproszeniem do kolejnego kontaktu. – „Usuwamy taką prośbę o kontakt – mówią czasem urzędnicy – by obywatele nie dzwonili ani nie przychodzili ponownie do urzędów”.

Problem ten trzeba rozwiązać inaczej – czyli zachętą, która jest wystarczająco grzeczna, ale i niezbyt pobudzająca do działania.

Przyjrzyjmy się trzem przypadkom:

• „W razie pytań proszę o kontakt” – to zdanie zdawkowe, pozbawione zwrotu bezpośredniego (Pan lub Pani), a zatem niezbyt grzeczne.
• „Jeśli ma Pani jakiekolwiek pytania lub wątpliwości, proszę o kontakt” – to zdanie z kolei zbyt motywuje do kontaktu. Prosimy przecież obywatela zarówno o pytania, jak i wątpliwości, do tego pytania jakiekolwiek! Używamy przy tym czasu teraźniejszego, jakby czytelnik miał wątpliwości już w chwili lektury.
• „Jeśli miałaby Pani pytania w tej sprawie, proszę o kontakt” – to zdanie w sam raz! Pytania ograniczyliśmy do konkretnej sprawy, do tego przenieśliśmy je do sfery możliwości (tryb przypuszczający).

Praktyczna wskazówka: Jeśli chcesz, by czytelnik się z Tobą skontaktował, użyj myślnika po zdaniu warunkowym („z jeśli”). Podaj też w tej zachęcie numer telefon lub adres mejlowy; por.: Jeśli będzie Pani miała wątpliwości – proszę o kontakt ze mną: 22 101 0 01 10.