Docelowym i rekomendowanym sposobem raportowania jest wypełnianie formularza raportu w PS GUS.
Jeśli podmiot publiczny posiada jednostki podległe lub nadzorowane powinien w pierwszej kolejności poinformować je obowiązku raportowania, a następnie ustalić, ilez nich posiada dostęp do PS GUS. Kluczowe jest sprawdzenie czy jednostki te mają nr REGON. Jednostki podległe i nadzorowane mogą mieć swój macierzysty nr REGON, lub mogą mieć nadany tzw. REGON rozszerzony (tj. nr REGON jednostki nadrzędnej - macierzystej uzupełniony o kolejne cyfry). Posiadanie nr REGON rozszerzonego nie daje jednak automatycznie dostępu do PS GUS.
Jeśli więc podmiot publiczny posiada jednostki podległe powinien ustalić, ile z nich ma nr REGON rozszerzony i macierzysty lub nie posiada nr REGON. Jednostki posiadające REGON macierzysty mogą samodzielnie raportować przez PS GUS.
W przypadku jednostek podległych/nadzorowanych, które nie mają nr REGON, lub mają nr REGON rozszerzony możliwe jest skorzystanie z poniższych sposobów przeprowadzenia raportowania:
A) podmiot nadrzędny upoważnia odpowiednich pracowników podmiotów podległych lub nadzorowanych do wypełnienia ich raportów w PS GUS. W tym celu osoba zarządzająca sprawozdawczością kierowaną do GUS (OZS) z podmiotu nadrzędnego nadaje uprawnienia „osoby sporządzającej sprawozdanie - OSS” osobie lub osobom z podmiotów podległych lub nadzorowanych . OZS może utworzyć dowolną liczbę dodatkowych kont użytkowników dla OSS z jednostek podległych lub nadzorowanych. Wówczas podmioty te mogą samodzielnie wypełnić swój raport na nr REGON podmiotu nadrzędnego lub nr REGON rozszerzonym;
B) podmiot nadrzędny zbiera potrzebne dane od podmiotów podległych poza PS GUS w formie wypełnionego formularza pobranego ze strony MFiPR i raportuje w systemie PS GUS za siebie i za jednostki podległe, wprowadzając informacje do PS GUS za pomocą tzw. „wieloformularza”. W formularzu w PS GSU należy w tym celu wybrać opcje raportu dla wielu podmiotów;
C) podmioty nieposiadające REGON występują do GUS (kontakt z pracownikiem GUS wskazanym na stronie www MFiPR z informacjami na temat raportowania dostępności) o nadanie umownego numeru REGON i na tej podstawie uzyskują dostęp do formularza raportu w PS GUS;
Podmioty publiczne, które nie mogą raportować w sposób wskazany w pkt a)-c) raportują na formularzu dostępnym na stronie MFiPR i przekazują go bezpośrednio do ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego na adres: raportowanie2025@mfipr.gov.pl. Minister jako podmiot zobowiązany ustawą (art. 11 ust. 6 lub 7) do sporządzenia raportu zbiorczego, zapewnia wprowadzanie uzyskanych od podmiotów publicznych danych do PS GUS (system będzie generował zestawienia zbiorcze dla województw / kraju).
Wypełnienie formularza w PS GUS, przekazanie go podmiotowi nadzorującemu lub do ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego, będzie wystarczające z punktu widzenia spełniania obowiązku, o którym mowa w art. 11 ust. 4 ustawy, czyli przekazania wypełnionego raportu odpowiednio do właściwego wojewody lub ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego. Po wprowadzeniu raportu do PS GUS nie będzie więc konieczności dodatkowego przekazywania go do ww. podmiotów inną drogą.