Załącznik nr 2 Zasady i wniosek dotyczące refundacji kosztów przejazdu i zakwaterowania
Zasady refundacji kosztów przejazdu i zakwaterowania dla Komitetu do spraw Umowy Partnerstwa na lata 2021-2027 
 Zasady ogólne
1.	Refundacja kosztów przejazdu i zakwaterowania obejmuje: 
a)	członków komitetu albo ich zastępców (z wyłączeniem członków reprezentujących administrację rządową i samorządową) biorących udział w posiedzeniach komitetu;
b)	członków grup zadaniowych (z wyłączeniem członków reprezentujących administrację rządową i samorządową) biorących udział w spotkaniach grupy;
c)	asystentów osobistych osób z niepełnosprawnościami, które są członkami albo stałymi zastępcami członka w komitecie bądź grupie zadaniowej; 
d)	w przypadku wyrażenia zgody przez Przewodniczącego, również obserwatorów, ekspertów oraz przedstawicieli innych instytucji, grup społecznych i zawodowych zaproszonych przez przewodniczącego lub prezydium komitetu lub na wniosek członków komitetu;
2.	Warunkiem koniecznym ubiegania się o zwrot kosztów, jest ich poniesienie w związku z uczestnictwem w danym posiedzeniu komitetu lub grupy zadaniowej. 
3.	Refundacja kosztów przejazdu i zakwaterowania przysługuje w sytuacji, kiedy posiedzenie odbywa się w miejscowości znajdującej się poza miejscem zamieszkania danego uczestnika. 
4.	Wniosek o refundację kosztów składany jest przez upoważnioną osobę. 
5.	Rozpatrzeniu podlegają wyłącznie poprawnie wypełnione wnioski, zgodne z niniejszymi zasadami, które przesłane zostaną do sekretariatu komitetu w terminie 35 dni kalendarzowych liczonych od daty zorganizowanego posiedzenia komitetu lub grupy zadaniowej (decyduje data stempla pocztowego w przypadku wniosków przesyłanych w formie papierowej). Wnioski przesłane do rozpatrzenia i stanowiące skany będą automatycznie odrzucane.
6.	Refundowane są wydatki poniesione na przejazd środkami transportu publicznego lub niepublicznego, wymienionymi w pkt 1- 3 zasad szczegółowych. 
7.	Refundacja poniesionych kosztów następuje w terminie 14 dni kalendarzowych od wpłynięcia poprawnie uzupełnionego wniosku, wraz z ewentualnymi załącznikami. 
8.	Komplet wymaganych dokumentów (wniosek wraz z ewentualnymi załącznikami (bilety, faktury) potwierdzającymi poniesione wydatki) należy przesłać: 
•	w wersji papierowej na adres  Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej, Departament Strategii, ul. Wspólna 2/4, 00-926 Warszawa z dopiskiem na kopercie „Refundacja kosztów Komitetu ds. Umowy Partnerstwa” 
albo
•	w wersji elektronicznej na adres skrytki ePUAP: /MIR/SkrytkaESP.
9.  Wniosek złożony w wersji papierowej musi być opatrzony odręcznym podpisem wnioskodawcy w wyznaczonym do tego miejscu we wniosku.
10. Wniosek złożony w wersji elektronicznej musi być opatrzony podpisem wnioskodawcy w formie elektronicznej w wyznaczonym do tego miejscu we wniosku. Dopuszczalnym rodzajem podpisu elektronicznego są:
•	kwalifikowalny podpis elektroniczny albo;
•	profil zaufany albo;
•	podpis osobisty – zaawansowany podpis elektroniczny.

Zasady szczegółowe
1.	Przez środki publicznego transportu zbiorowego należy rozumieć transport kołowy (autobusy/autokary), transport kolejowy oraz transport lotniczy. Zwrot kosztów będzie następował na podstawie wniosku oraz oryginału dokumentów, tj. biletu kolejowego lub autobusowego lub lotniczego, poświadczających przejazd do miejsca posiedzenia i z powrotem. Refundacja kosztów przejazdów obejmuje wydatki związane z podróżą bezpośrednią od miejsca oddelegowania do miejsca posiedzenia.
1.1.	W przypadku pociągu, refundacji nie podlegają wydatki na przejazd I klasą, z zastrzeżeniem sytuacji: 
o	jeśli w danym połączeniu nie stosuje się podziału na I i II klasę, udokumentowany przejazd będzie kosztem kwalifikującym się do refundacji;
o	w uzasadnionych przypadkach:
•	konieczność podróżowania w godzinach nocnych (22:00 – 6:00);
•	niezawinionej przez wnioskodawcę sytuacji, kiedy nie miał on możliwości zakupu biletów na przejazd, zgodnie z wyżej wymienionymi zasadami, np. w związku ze zorganizowaniem spotkania w trybie pilnym lub w przypadku koniczności nagłego zastępstwa w ramach danego przedstawicielstwa. 

1.2.	Koszt przejazdu środkami komunikacji miejskiej oraz taksówkami nie jest refundowany.
1.3.	Podróż samolotem w klasie ekonomicznej jest możliwa jedynie w przypadku możliwości nabycia biletu lotniczego o wartości ekwiwalentnej do kosztu podróży koleją bądź autobusem/autokarem.

2.	W przypadku niepublicznych środków transportu, należy rozumieć inne niż wskazane w pkt 1. Limit w ramach podróży niepublicznymi środkami transportu został przewidziany do kwoty 800 zł za przejazd do miejsca posiedzenia i z powrotem. 
2.1. Refundacja kosztów podróży samochodem prywatnym następuje na podstawie wniosku, zawierającego następujące informacje: numer rejestracyjny, markę, pojemność silnika oraz wskazanie liczby przebytych kilometrów, która wyliczona została na podstawie co najmniej dwóch miejscowości wytyczających trasę. Kwoty refundacji naliczane będą zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Wykorzystanie innych środków transportu (np. samochód osobowy, transport specjalny dla osób z niepełnosprawnościami) następuje tylko w wyjątkowych okolicznościach, a refundacja odbywa się na podstawie wniosku, do którego należy dołączyć dokumenty potwierdzające wysokość poniesionych wydatków (np.: wykaz przejechanych kilometrów w części 3.3 i części 3.4 wniosku, faktura za transport specjalny osób z niepełnosprawnościami itp.). 
2.2 W przypadku transportu specjalnego i asystencji osobistej dla osób z niepełnosprawnościami nie obowiązuje limit, o którym mowa w pkt. 2 zasad szczegółowych. 
3.	Podstawą refundacji kosztów zakwaterowania jest wypełnienie stosownej części wniosku, wraz z załączeniem oryginalnych dokumentów poświadczających wykonanie usługi hotelowej (faktura). Przewidziany limit wydatków w ramach zwrotu kosztów zakwaterowania wynosi 900 zł za pokój na dobę. Refundacja nie dotyczy sytuacji, w której zakwaterowanie zostało zapewnione przez organizatorów spotkania.

Wniosek o zwrot poniesionych wydatków za przejazd lub nocleg, w związku ze sprawowaną funkcją w Komitecie ds. Umowy Partnerstwa na lata 2021-2027

CZĘŚĆ 1 – DANE WNIOSKODAWCY

Imię i nazwisko:
Adres:
Telefon kontaktowy:
Adres e-mail:
Reprezentowana instytucja (nazwa i adres):

CZĘŚĆ 2 – NUMER KONTA

Posiadacz rachunku:
Nazwa banku:
Numer konta:

				
CZĘŚĆ 3.1 – KOSZTY ZAKWATEROWANIA

Termin pobytu	Dokumenty potwierdzające poniesienie kosztów	Kwota poniesionych kosztów	

	

CZĘŚĆ 3.2 – KOSZTY PRZEJAZDU ŚRODKAMI PUBLICZNEGO TRANSPORTU ZBIOROWEGO

Lp.	Wyjazd	Przyjazd	Środek lokomocji	Dokument potwierdzający poniesione koszty przejazdu	Koszty przejazdu	
	Data	Miejscowość	Data	Miejscowość				
1.			

2.			

CZĘŚĆ 3.3 – INFORMACJA O SAMOCHODZIE NIEBĘDĄCYM WŁASNOŚCIĄ PRACODAWCY WYKORZYSTANYM DO REALIZACJI PODRÓŻY KRAJOWEJ

Lp.	Numer rejestracyjny samochodu	Marka samochodu	Pojemność skokowa silnika samochodu (cm3)	
1.		

CZĘŚĆ 3.4 - KOSZTY PRZEJAZDU NIEPUBLICZNYMI ŚRODKAMI TRANSPORTU

Lp.	Wyjazd	Przyjazd	Dokument potwierdzający poniesione koszty przejazdu	Liczba km	Koszty przejazdu	
	Data	Miejscowość	Data	Miejscowość				
1.					
				
2.					

CZĘŚĆ 4 – OŚWIADCZENIA WNIOSKODAWCY
Świadomy odpowiedzialności karnej za przestępstwo określone w art. 233 §1 i § 6 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks Karny (Dz.U. Nr 88, poz. 553 z późn. zm.) oraz odpowiedzialności cywilnej  za podanie nieprawdziwych danych, ja niżej podpisany/a oświadczam, że: 
•	nie ubiegałem/łam* się i nie będą ubiegać o zwrot za ten sam przyjazd na posiedzenie KUP 21-27/grupy zadaniowej w ramach KUP 21-27* (koszty przejazdu, biletów, hoteli) z innych źródeł gdzie przyznawane są zwroty z środków publicznych; 
•	wybrałem/am* środek transportu najlepiej odpowiadający potrzebom i jednocześnie optymalny ekonomicznie - tym samym wydatkowane środki zostały spożytkowane w sposób racjonalny oraz celowy; 
•	w przypadku korzystania z hotelu: nie miałem/am* możliwości przyjechać z miejsca zamieszkania do miejsca posiedzenia KUP 21-27/grupy zadaniowej w ramach KUP 21-27* do miejsca zamieszkania w tym samym dniu, w którym odbywało się wydarzenie w którym uczestniczyłem/am*,
•	uczestniczyłem/am* stacjonarnie w wydarzeniu, na które otrzymałem/am* zaproszenie oraz podpisałem/am* listę obecności;
•	jestem świadomy/a*, że w przypadku przyjazdu kilku osób jednym samochodem na dane wydarzenie, upoważniony do ubiegania się zwrotu kosztów przejazdu jest tylko kierowca danego pojazdu;
•	wszystkie koszty wykazane w formularzu są związane z wykonywaniem zadań związanych z członkostwem w Komitecie ds. Umowy Partnerstwa na lata 2021-2027.

……………………………………………………				……………………………………………………….
(Miejscowość i data)							(Podpis wnioskodawcy)

*Niepotrzebne skreślić 

CZĘŚĆ 5 – ZGODA NA ZWROT KOSZTÓW (WYPEŁNIA PRACOWNIK DSR/WYPEŁNIA SEKRETARIAT ORGANIZUJĄCY SPOTKANIE)
Niniejszym wyrażam zgodę na zwrot ww. kosztów ………………………………………………………………………… poniesionych przez Panią/Pana ……………………………………………………………………………………………………… .

…………………………………………….							…………………………….
(miejscowość i data) 									(podpis)
CZĘŚĆ 6 – ZAŚWIADCZENIE O UCZESTNICTWIE W SPOTKANIU I ZATWIERDZENIE REFUNDACJI KOSZTÓW (WYPEŁNIA PRACOWNIK DSR/WYPEŁNIA SEKRETARIAT ORGANIZUJĄCY SPOTKANIE)

•	Niniejszym potwierdzam udział Pani/Pana ………………………………………………………………………………..…… w spotkaniu ……………………………………………………………………………………………………………………………………………, które odbyło się w dniu …………………………………… .
•	Niniejszym potwierdzam:
•	kwalifikowalność wydatków za przejazd w wysokości …………………………………………. .
•	kwalifikowalność wydatków za zakwaterowanie w wysokości …………………………….. . 
•	suma wydatków kwalifikowalnych …………………………………………. .
Wysokość poniesionych wydatków uprawnia do refundacji, zgodnie z załączonymi dokumentami i w oparciu o zasady refundacji, wynosi ……………………………………………………………………………………(słownie). 

…………………………………………….							…………………………….
(miejscowość i data) 									(podpis)

Instrukcja:
•	Części 1 - 4 wypełnia osoba wnioskująca o zwrot kosztów.
•	Części 3.1 - 3.4 stanowią zestawienie poszczególnych grup wydatków, które należy wypełnić tylko w przypadku, kiedy wnioskodawca poniósł wydatki w danym zakresie, zgodnie z powyższymi zasadami. W przeciwnym razie daną część należy pozostawić niewypełnioną.
•	Część 5 – 6  wypełnia pracownik DSR lub sekretariat organizujący posiedzenie.