Ministerstwo Rozwoju wychodząc naprzeciw postulatom przedsiębiorców i jednostek naukowych podjęło działania mające na celu ustalenie, czy w systemie realizacji Programu Inteligentny Rozwój (POIR) pojawiają się nieuzasadnione obciążenia Wnioskodawców i Beneficjentów. Z tego powodu, na zlecenie Ministerstwa, w okresie czerwiec – listopad br. przeprowadzone zostało badanie ewaluacyjne "Ocena obciążeń administracyjnych beneficjentów PO IR".
W wyniku przeglądu dokumentacji programowej i konkursowej, realizacji warsztatów, w których uczestniczyli przedstawiciele wnioskodawców, beneficjentów, firm doradczych oraz instytucji, zrealizowanych wywiadów indywidualnych wskazano cztery najbardziej uciążliwe procesy tj.: poszukiwania informacji o możliwości wsparcia planowanej inwestycji, przygotowanie wniosku o dofinansowanie, etap zawierania i aneksowania umów oraz przeprowadzanie procedury konkurencyjności (wybór dostawców aparatury badawczej, linii produkcyjnych, maszyn itp.).
Wypracowano kilkadziesiąt rekomendacji, z których część już została zrealizowana, część znajduje się w trakcie realizacji lub też będzie przedmiotem konsultacji w celu wdrożenia ich w życie. Przykładowe zalecenia:
- zwiększenie wsparcia ze strony pracowników instytucji (personalizacja kontaktu) oraz poprawa komunikacji na linii instytucja – wnioskodawca,
- uproszczenie i dostosowanie informacji i promocji do języka odbiorcy oraz zmiana formy prezentacji informacji na stronach internetowych instytucji,
- zmiana kształtu i uproszczenie języka regulaminów przeprowadzania konkursów wg schematu – od ogółu do szczegółu,
- przygotowanie uproszczonego systemu komunikacji, który zwiększy możliwości przedsiębiorców do samodzielnego aplikowania (redukcja kosztów zatrudnienia dodatkowych ekspertów) np. wykorzystanie narzędzi informatycznych do przygotowania harmonogramów rzeczowo - finansowych, poprawa funkcjonowania generatorów wniosków, częściowa informatyzacja procesu zawierania umów,
- przygotowanie przewodnika i szablonów dokumentów w procedurze konkurencyjności,
- doradztwo ze strony instytucji w zakresie pierwszego postępowania przetargowego,
- podniesienie progu stosowania tzw. rozeznania rynku do 30 tys. euro.
Raport z ewaluacji znajduje się tutaj.