Prosto o Funduszach Europejskich - Prosto i kropka

Odcinek 1. „Jak rosół”

Czy prosty język jest mało poważny, a może prostacki? Po co upraszczamy komunikację? Co będzie, jeśli jej nie uprościmy? Jeśli masz wątpliwości, czy warto upraszczać komunikację urzędową, lub po prostu chcesz poznać założenia tej inicjatywy – obejrzyj pierwszy odcinek poradnika „Prosto i kropka”. 

Podsumowanie odcinka 1 pt.: "Jak rosół"

Jest rok 1940. Winston Churchill zauważa, że raporty wojenne urzędników są bardzo trudne w lekturze. Tworzy więc memorandum pt. „Zwięzłość”, w którym zaleca urzędom komunikację w prostym języku. Tak rodzi się ruch oporu wobec biurokratycznego bełkotu. Idea prostej komunikacji rozprzestrzenia się na kolejne kraje (Szwecja, USA, Australia, Niemcy), by wreszcie dotrzeć do nas w roku 2012.

Startujemy!

W Polsce w roku 2012 – pod hasłem „język przyjazny obywatelom” – obraduje I Kongres Języka Urzędowego. Wtedy to oficjalnie rusza w naszym kraju inicjatywa upraszczania komunikacji urzędowej, a idea prostoty zyskuje wielu zwolenników w różnych środowiskach. Sprzyjają jej językoznawcy, prawnicy i sami urzędnicy. Pojawiają się jednak i sceptycy, którzy stają w obronie tradycji urzędowej lub obawiają się nadmiernego uproszczenia formalnych treści.

Czego się obawiamy?

Być może boimy się „prostego języka”, ponieważ przymiotnik „prosty” jest bardzo podobny do „prostacki”. Na świecie ten styl pisania ma inne nazwy. Dla jednych to język „silny”, dla innych „lekki”, a nawet „klarowny”. Klarowny jak rosół – bez szumowin.

Dlaczego potrzebujemy prostego języka?

Dziś potrzebujemy prostszego języka z powodów cywilizacyjnych i historycznych. Polszczyzna urzędowa jest anachroniczna – nie radzi sobie w epoce kultury informacji. Teksty urzędowe przypominają teksty literackie. Są długie, rozwlekłe. Wymagają od czytelnika skupienia i merytorycznego przygotowania. Tymczasem dziś jesteśmy zabiegani i przytłoczeni informacjami. Czasem mamy kilka minut na lekturę pisma i podjęcie decyzji.

Styl urzędowy jest nie tylko trudny. Z powodów historycznych jest też nieprzychylny obywatelowi. Ton wielu pism jest zbyt surowy i groźny, a instrukcje są napisane językiem wyniosłym i pompatycznym.

Jakie korzyści da nam prosty język?

Prosty język w Polsce powinniśmy wprowadzać bardzo ostrożnie. Jeśli zrobimy to dobrze, efekty będą widoczne od razu. Komunikacja z urzędami przestanie nam zajmować tyle czasu. Zmieni się też relacja: władza-obywatele, ponieważ język przestanie być rekwizytem budującym dystans. Zyskają też same urzędy i urzędnicy. Teksty będą krótsze (oszczędność papieru) i skuteczniejsze (mniej wracających spraw). Zmiana komunikacji poprawi wizerunek państwowych instytucji. 

Odcinek 2. „Spotkanie w górach”

Komunikacja urzędowa przypomina spotkanie w górach. Ty, jako urzędnik, stoisz na samym szczycie wysokiej góry. Nie widać stąd żywej duszy. U podnóża stoją jednak odbiorcy Twoich tekstów i zaczynają się wspinać. A gdy tak zejść im na spotkanie? W drugim odcinku z cyklu „Prosto i kropka” dowiesz się, jak komunikować się efektywnie i być w dobrej relacji z odbiorcą.

Podsumowanie odcinka 2 pt.: "Spotkanie w górach"

„Prosty język” to standard komunikacji. Standard, czyli zbiór konkretnych zasad pisania i projektowania tekstów. W wielu krajach eksperci przygotowują dla urzędników tzw. listy kontrolne, czyli zestawy wymagań, które stawia się tekstom przyjaznym obywatelom.

W Polsce także potrzebujemy zasad klarownego pisania. Byłoby dobrze, gdybyśmy ich nie pożyczali od Amerykanów, Niemców, Szwedów czy Brytyjczyków. Byłoby świetnie mieć model prostego języka dopasowany do cech polszczyzny.

Model z Wrocławia

Oto kilka zasad efektywnej komunikacji Pracowni Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego. Na początek – najważniejsze: aby uprościć tekst urzędowy, musimy działać aż na czterech poziomach organizacji wypowiedzi. Na każdym z nich potrzebujemy kilku skutecznych zasad pisania.

• Poziom pierwszy –  sam szczyt naszej góry – to merytoryka, czyli urzędowa treść tekstu. Tu działasz sam i nikt nie może Ci pomóc. Upraszczając tekst, możesz zdecydować, by jakąś treść usunąć (to krok radykalny!). Możesz też dodać treść wspierającą lekturę.
• Poziom drugi – schodzimy niżej – to struktura tekstu. Tu masz więcej wyzwań. Musisz sprawić, by czytelnik mógł Twój tekst najpierw przejrzeć i dowiedzieć się, o co Ci chodzi. Dzięki temu zorientuje się w treści całego dokumentu i sam zdecyduje, czy czytać od razu, czy odłożyć lekturę na później. Jak widzisz, przyjazny urząd to urząd, który szanuje czas wolny obywateli.
• Poziom trzeci – zbliżamy się do podnóża góry – to frazowanie myśli, czyli budowa zdań. Tu najważniejsza jest długość zdania, jego szyk i eksponowanie serca każdej myśli – czasownika w formie osobowej. Jeśli chcesz tworzyć skuteczne zdania, umieszczaj podmiot-orzeczenie-dopełnienie blisko siebie i blisko początku zdania. Unikaj fraz spychających w stylu: W odniesieniu do powyższego pragnę poinformować, iż…
• Poziom czwarty – jesteśmy już na dole – to relacje interpersonalne (nadawczo-odbiorcze). Na tym poziomie działać będzie Ci najtrudniej. To poziom tekstu najbardziej oddalony od urzędowej merytoryki. Niestety, często odbiór pisma i wizerunek samego urzędu zależy właśnie od sposobu tworzenie w tekście relacji. Najważniejsze zasada relacyjna mówi: „Pisz jak człowiek do człowieka”. Pisanie per „my” lub per „ja” wymaga pewnej odwagi, jednak w większości tekstów urzędowych jest dopuszczalne. Dużo ważniejsze jest zresztą częste „zaczepianie” czytelnika zwrotami bezpośrednimi (per „Pan”, „Pani”). Tekst dobry relacyjnie nie powinien zawierać językowych sygnałów wyższości nadawcy i niższości odbiorcy (por. ciąży na Pani obowiązek; ufam, iż przedmiotowa dokumentacja…).

Odcinek 3. "Człowiek skaner"

Czy wiesz, kim jest „Człowiek skaner”? Poznasz go w kolejnym odcinku „Prosto i kropka”. Dowiesz się też, jak sprawić, by czytelnik Twoich pism i mejli w minutę zorientował się o czym piszesz i czego oczekujesz.

Podsumowanie odcinka 3 pt.: "Człowiek skaner"

Nie chcemy Cię straszyć, ale wieści ze świata nauki nie są najlepsze. Coraz więcej badań pokazuje, że z powodu nadmiaru informacji ludzie zaczynają czytać powierzchownie, naskórkowo. Nie oznacza to, że społeczeństwa stają się coraz mniej inteligentne. Po prostu współczesny człowiek ma dziś tyle zadań do wykonania i tyle informacji do przyswojenia, że brakuje mu sił lub czasu na głęboką lekturę. Wobec informacyjnego tsunami musimy zmienić sposób komunikacji, inaczej – przestaniemy się rozumieć.

Efektywne pisma

W standardzie prostego języka nie możemy używać pism i mejli w stylu „ściany tekstu”. Między akapity powinniśmy wpuszczać więcej powietrza (robić odstępy), a od czasu do czasu – korzystać ze śródtytułów.

Na świecie efektywne pisma urzędowe pojawiają się w jednej z dwóch form (ang. layoutów):

• pismo typu pierwszego ma układ sekwencyjny – to znaczy nad akapitami pojawiają się śródtytuły (np. Nasze ustalenia; Kolejne kroki; Jak przekazać nam dokumenty).
• typ drugi to układ modułowy – ograniczający zwykły tekst do jednego akapitu (dominuje w nim tabelaryczne zestawienie informacji).

A mejle?

Czy w ten sposób można pisać też mejle? – Tak! Efektywne wiadomości mejlowe także powinny mieć śródtytuły. Pamiętaj tylko, że mejle wymagają większego skupienia na poziomie relacyjnym. Zwykle mamy przy nich więcej wątpliwości dotyczących grzeczności i etykiety korespondencyjnej.

Jak szybko odpisywać na mejle? – Najlepiej jeszcze tego samego dnia. Czy mejl można rozpoczynać od „Witam”? – Można, ale wypada to robić tylko w bieżącej komunikacji zawodowej lub w korespondencji ze znajomymi.

Odcinek 4. "Polszczyzna webszczyzna”

„Niezwykle głęboka książka” – mawialiśmy dawniej o naszych ulubionych lekturach. Dziś mówimy częściej o „serfowaniu w internecie”. Obie metafory doskonale oddają różnicę między światem książek a światem sieci. Czytanie książki wymaga spokoju i zanurzenia. Czytanie w internecie to ślizganie się po powierzchni informacji. Czy to oznacza, że w internecie nie da się przekazywać trudnych treści? – To nieprawda! Na stronach www trzeba po prostu pisać inaczej. Jak? Obejrzyj kolejny, czwarty odcinek „Prosto i kropka”.

Podsumowanie odcinka 4 pt.: „Polszczyzna webszczyzna”

Użytkownik internetu nie zawsze jest adresatem naszego tekstu. Spróbujmy więc pisać tak, by osoba czytająca nasz tekst jak najszybciej zorientowała się, czy jest „interesariuszem” naszych treści. A jeśli osoba ta już rozpocznie lekturę – wesprzyjmy ją kilkoma technikami efektywnej komunikacji na stronach www.

Oto kilka wskazówek, jak to robić:

1. Ekspansji urządzeń mobilnych nie da się zatrzymać. Prawdopodobnie za kilkanaście lat kontakt z urzędami ograniczy się głównie do korespondencji przez smartfony. Jeśli chcesz pisać lepiej w internecie, obejrzyj swój tekst na urządzeniu mobilnym.
2. Tworząc serwis informacyjny urzędu, potrzebujesz formatek artykułów. Najlepiej przygotować kilka szablonów z gotowymi śródtytułami (np. szablon dla relacji z wydarzenia, szablon dla informacji o nowych przepisach, szablon dla zaproszenia do konsultacji społecznych itp.). Twój zestaw formatek powinien pokryć minimum 70% tekstów ze strony www.
3. W internecie bardzo ważny jest lid, czyli pierwszy wyróżniony akapit poniżej tytułu. Zasady efektywnej komunikacji mówią o dwóch typach lidów, z których możesz korzystać. Pierwszy typ to lid zachęcający do lektury (najczęściej zaczyna się od pytań). Drugi – to lid w trzech punktach streszczających cały tekst.
4. Jeśli serwis internetowy zawiera stałe informacje, a nie aktualności, warto opracować zestaw sekcji specjalnych. To niezależne i wyodrębnione wizualnie akapity o funkcjach pomocniczych. Możesz w nich umieszczać różne wspierające lekturę treści: definicje, przykłady, dodatkowe informacje czy ostrzeżenia. 

A język w urządzeniach mobilnych?

W tym przypadku polszczyzna musi być jeszcze bardziej klarowna i precyzyjna:

• Pisz z perspektywy użytkownika (nie: błąd logowania tylko: raz jeszcze „podaj hasło”).
• Pisz za użytkownika (np. uzupełniaj adres e-mail, gdy Klient wpisze pierwsze litery).
• Pisz o czynnościach fizycznych i wzrokowych (nie: „podaj” – tylko: „wpisz”, nie: „sprawdź” tylko „zobacz”).
• Twórz krótkie, niezłożone zdania.

Odcinek 5. "Pizza jest do jedzenia"

Tabele i wykresy to elementy wizualne, które powinny uatrakcyjniać tekst i wspierać przyswajanie trudnych treści. Będzie to możliwe, o ile zaprojektujesz je w stylu minimalistycznym. Tym razem w „Prosto i kropka” opowiadamy o klarownych tabelach i zrozumiałych wykresach. Będzie też o nieprzyjaznych zebrach i ciężkostrawnej pizzy.

Podsumowanie odcinka 5 pt.: "Pizza jest do jedzenia"

Jako autor tekstu masz pewnie niewiele czasu na projektowanie tabel i wykresów. Tymczasem od jakości tych właśnie elementów w dużym stopniu zależy skuteczność trudnych tekstów. Przecież tabele i wykresy prezentują informacje najbardziej złożone i specjalistyczne. Na szczęście projektanci opracowali kilka prostych zasad, dzięki którym tabele i wykresy będą pozbawione informacyjnego szumu. Sprawdź, jakie to zasady!

Przejrzyste tabele

Najsilniejszym wizualnym bodźcem w tabeli jest linia:

1. Na początek pozbądź się linii zewnętrznych tabeli (obramowania).
2. Unikaj linii pionowych – funkcję pionowego separatora powinna pełnić pusta przestrzeń między kolumnami.
3. Linie poziome możesz za to pogrubiać lub kolorować (tylko użyj jednego dodatkowego koloru). Dzięki temu wyeksponujesz najważniejsze informacje (np. nagłówki).
4. Poziome linie nie muszą być ciągłe. Możesz je podzielić na krótsze odcinki dopasowane do szerokości kolumn.

W tabelach ważne są też działania na słowach i liczbach:

1. Z boków i nagłówków tabeli usuń zbędne słowa (zostaw esencję etykiet).
2. Pozycję nagłówka tabeli dostosuj do zawartości kolumny. Jeśli w kolumnie są liczby – nagłówek wyrównaj do prawej strony, jeśli w kolumnie są teksty – do lewej.
3. Dane liczbowe lub słowa możesz wyróżniać. Najlepiej jednym dodatkowym kolorem lub pogrubieniem (unikaj podkreślenia).
4. W tabeli – nawet nagłówkach – nie używaj wersalików (dużych liter). Skuteczniejsze jest zwiększenie rozmiaru czcionki lub pogrubienie czy zmiana koloru.

Na koniec pomyśl o wizualnych dodatkach:

1. Zebra (naprzemienne kolorowania wierszy tabeli) to zbędne bodźcie dla oczu.
2. Percepcję tabeli wspierają proste, czytelne piktogramy, a nawet wykresy.

Klarowne wykresy

Każdy wykres ma swoją „gramatykę wizualną”. Niestety, nie zawsze jest ona oczywista dla odbiorcy:

1. Pamiętaj o legendzie. Odbiorca nie wie, co oznaczają wyróżniki wizualne (np. kształt, kolor, wielkość obiektów na wykresie).
2. Nie umieszczaj legendy osobno (z dala od wykresu). Etykiety linii, krzywych, słupków itp. umieszczaj tuż przy nich.
3. Zawsze podpisuj osie wykresu. 
4. Podawaj jednostki, a nie same liczby.
5. Osie x i y zaczynaj zawsze od zera (inny początek specjaliści mogą uznać za manipulację danymi).
6. Wyróżniaj ważne / omawiane elementy wykresu.
7. Unikaj zmiany kolorów. Każdy kolor coś znaczy. (np. pamiętaj, że kategorie stopniowalne wyrażamy odcieniami tej samej barwy).

Wykresy zawierają trudne dane. Nie komplikuj ich pozbawionymi informacji ozdobnikami:

1. Raczej unikaj linii siatki (zwłaszcza pionowych).
2. Nie używaj motywów ozdobnych i obrazów w tle.
3. Nie pisz w pionie ani na ukos.
4. Zapomnij o perspektywie 3d.

Ostatnia zasada odnosi się do typu wykresu. Niektóre dane można przedstawić tylko na wykresach określonego rodzaju:

1. Unikaj wykresów, które wymagają wykonania dodatkowych operacji umysłowych (na przykład bardzo trudno porównywać wielkości pól różnych wycinków koła, por. wykres typu pizza).

Odcinek 6. "Nie dla mięsnego jeża"

Czy slajd typowej prezentacji musi wyglądać jak mięsny jeż? Czy możemy jakoś uniknąć slajdów ze ścianą tekstu? W tym odcinku dowiesz się, jak zasady prostej komunikacji pomagają projektować lepsze prezentacje.

Podsumowanie odcinka 6 pt. "Nie dla mięsnego jeża"

Sytuacja występu z prezentacją jest percepcyjnie bardzo skomplikowana. Umysł odbiorcy musi przetworzyć aż cztery odmienne strumienie informacji:

1. Słowa płynące z ust prezentera.
2. Słowa zapisane na slajdach.
3. Obrazy – zachowania niewerbalne prezentera.
4. Obrazy umieszczone na slajdach.

Niestety, badania pokazują, że scalanie i interpretacja owych źródeł informacji nie odbywają się w tym samym czasie. Mówiąc wprost – informacje te przetwarzamy w różnym tempie (asynchronicznie) i nie jesteśmy w stanie skupić się skutecznie na wszystkich czterech typach informacji jednocześnie. Dlatego tak ważne jest zmniejszanie w trakcie występu ze slajdami liczby wysyłanych ku audytorium bodźców (językowych i obrazowych).

Niezwykle przydatna okazuje się tu zasada figura-tło. Mówi ona, że prezenter i jego slajdy muszą podzielić się rolami: coś stanie się figurą, a coś innego – tłem.

Zasada ta pozwala precyzyjnie określić idealną dla prezentera pozycję wobec slajdów. A możliwości są trzy:

1. Jeśli wyświetlasz slajd przeładowany informacjami (tzw. slajd mięsny jeż) – stań na uboczu. Audytorium powinno oglądać slajd, a nie Ciebie. Niektórzy prezenterzy stają wtedy gdzieś przy bocznej ścianie, a nawet przechodzą za audytorium (jeśli sala jest mała). W tej sytuacji byłoby najlepiej, gdyby do audytorium docierał wyłącznie obraz slajdu i Twój głos.
2. Jeśli Twój slajd wywołuje emocje (tzw. slajdy emo) – stań na środku przed ekranem. Niech audytorium skupia się na Tobie, ale niech też widzi w tle ekspresywne obrazy. Tu slajd jest Twoim emocjonalnym akompaniamentem.
3. Jeśli Twój slajd wyraża esencję Twojej wypowiedzi (tzw. slajd espresso), stań z boku ekranu. Audytorium powinno widzieć cały slajd, ale skupić się też na Twojej wypowiedzi ustnej i komunikacji niewerbalnej. Takie slajdy są bardzo potrzebne przy dłuższych wystąpieniach. Dzięki nim osoby, które na chwilę straciły kontakt z prezenterem, szybko odnajdują się w toku opowieści.

Na koniec kilka zasad porządkujących slajdy.

Zanim zaczniesz:

1. Dopasuj format slajdu do typu ekranu (np. ekran panoramiczny = slajd panoramiczny). Niedopasowane slajdy do ekranu projektor może zdeformować.
2. W badaniach lepiej wypada ciemne tło i jasny kolor fontu.
3. Unikaj ozdobników w tle. Ludzie szukają związku np. motywu roślinnego czy faktury z tematem prezentacji.
4. Na każdym slajdzie umieść nawigację, czyli plan całej prezentacji. Plan ma być dyskretny – najlepiej główne rozdziały prezentacji w formie osi czasu na górze slajdu. I delikatnie animowany np. wszystkie rozdziały prezentacji na szaro, a aktualny rozdział – kolorem.

Od słowa do słowa:

1. Zalecana liczba słów na slajdach to maksymalnie 16 (najlepiej w układzie 4 wyrazy x 4 wiersze)
2. Jeśli już jakiś wyraz trafi na slajd, użyj go też w mowie. Nie wymieniaj pojęć ze slajdów na synonimy – dzięki temu mocniej połączysz napisy ze slajdów z informacjami ustnymi.
3. Listy, które mają więcej niż 3 punkty, staraj się przedstawiać w formie animowanej. Najlepiej omawiany punkt dodawać do „szarej”, „wyblakłej” listy wcześniejszych punktów.
4. Jeśli chcesz wskazać audytorium konkretne słowo – nie stosuj lasera. Dużo lepsza jest zasada nosa Rudolfa (tego od św. Mikołaja). Po prostu wyróżnij to słowo kolorem czerwonym.

Obrazy znaczą więcej:

1. Slajdy są komunikatami wizualnymi. Muszą zawierać dobrej jakości obrazy. Idealne są fotografie, fatalne – grafiki w stylu clipart. Najbardziej przyciągają uwagę obrazy wzbudzające emocje: twarze, piękny krajobraz, humor, sceny dramatyczne i zaskakujące.
2. Trzymaj się metafor wizualnych. To obrazy ilustrujące przenośne znaczenia słów. Dzięki nim ludzie dłużej pamiętają treści ze slajdów.

Odcinek 7. "Efektywne ogłoszenia OPZ i SIWZ"

Często głoszenia naborów i opisy zamówień są jak wysokie ogrodzenie. Na stronę projektu przejdą tylko ci, którzy znają furtki i ukryte przejścia. Tymczasem w tekstach otwierających dokumentację konkursową czy przetargową możesz wprowadzić kilka prostych zmian, które otworzą projekty na nowych wykonawców. Zerknij – mówi o tym kolejny odcinek „Prosto i kropka”.

Podsumowanie odcinka 7 pt."Efektywne ogłoszenia OPZ i SIWZ"

Ogłoszenia, OPZ, SIWZ to teksty adresowane do specjalistów, którzy mają niewiele czasu na lekturę i decyzję: wchodzę w to / rezygnuję. Dlatego właśnie teksty te powinniśmy pisać efektywnie i atrakcyjnie. Na początek – dobra wiadomość. W tym przypadku nie musimy upraszczać terminologii. Adresatami ogłoszeń i opisów przedmiotów zamówienia są przecież najczęściej eksperci.

Dokumenty otwierające konkursy czy zamówienia powinny spełnić dwa podstawowe cele:

1. Powiększyć grupę osób, które faktycznie złożą ofertę.
2. Skrócić czas trwania procesu (tzn. czas analizy dokumentów i wyłaniania wykonawcy).

Spójrz, co można zmienić w strukturze ogłoszeń i opisów czy specyfikacji.

Ogłoszenia

1. Zacznij od wyraźnego nagłówka w stylu: „Ogłoszenie o naborze wniosków”.
2. Kluczową frazę zapisz w osobnym wersie, np.: ABC (krótka nazwa instytucji) ogłasza nabór wniosków w konkursie pt. „Analiza możliwości przebudowy wejścia do budynku w…”.
3. Najskuteczniejsze są ogłoszenia pisane per „my”. Pełną informację o ogłaszającym możesz przenieść na koniec ogłoszenia (np. do sekcji „O zamawiającym”).
4. Na dół ogłoszenia przenoś też podstawy prawne. Rozpoczynanie od podstaw zwykle zniechęca do lektury.
5. Przygotuj stałą formatkę ogłoszenia (szablon sekcji ze śródtytułami). Według tego szablonu pisz jak najwięcej ogłoszeń. Oto przykładowe śródtytuły: 
   1. Kto może ubiegać się o wsparcie
   2. Budżet i poziom dofinansowania
   3. Zasady wyboru projektów
   4. Ogłoszenie wyników
   5. Procedura odwoławcza

Opis przedmiotu zamówienia

1. Zanim zaczniesz: nazwij i wymień potrzeby i efekty, na które odpowie realizacja zamówienia. Oferent się ich nie domyśli, więc może złożyć ofertę niedopasowaną.
2. Opisz esencję zamówienia:
   1. Tło – np. ideę projektu lub społeczny problem, który projekt ma rozwiązać
   2. Cele i korzyści dla beneficjentów
   3. Na czym najbardziej ci zależy?
3. Do esencji zamówienia dodaj kolejne rozdziały. Jeśli to możliwe, niech w ich tytułach pojawią się poszczególne efekty projektu (np. 1. Artykuł; 2. Vlog;3. Spot telewizyjny)..
4. Do osobnego rozdziału przenieś informacje wspólne dla każdej części (np. zasady wizualizacji) – nie powielaj ich we wszystkich rozdziałach.
5. Unikaj szczegółowych opisów, ponieważ z ich powodu odbiorca traci globalną wizję projektu.
6. Im dłuższy tekst, tym większe niebezpieczeństwo niespójności czy utraty kontroli nad tekstem. Pisz zwięźle, ogranicz się do kilku stron.
7. Pisz aktywnie, a nie w stronie biernej. Jeśli oferent ma coś zrobić, niech będzie podmiotem w zdaniach (por. Wykonawca wybiera uczestników szkolenia na podstawie zgłoszeń vs Na podstawie zgłoszeń należy wybrać uczestników szkolenia).
8. Kryteria wyboru to sito dla Twoich oferentów. Tutaj szczególnie obowiązuje minimalizm treści. Precyzyjnie definiuj i wymieniaj wymagania. Opisz zasady oceny zgłoszenia.
9. Używaj jednoznacznych i konkretnych określeń, a nie słów wieloznacznych (sformułowania typu: innowacyjny, nowatorski, wysoka jakość – mogą być interpretowane na różne sposoby).
10. Wpuszczaj powietrze do tekstu – stosuj: wyliczenia w formie listy i odstępy między akapitami.

Odcinek 8. "Proste regulaminy i instrukcje"

Regulaminy i instrukcje to jedne z najtrudniejszych tekstów konkursowych. Zastanawiasz się pewnie, czy w nich także można stosować zasady prostego języka. Odpowiedź brzmi: tak – ale musimy działać w ramach precyzji języka prawniczego. Wyzwaniem tym zajmiemy się w kolejnym odcinku „Prosto i kropka”.

Podsumowanie odcinka 8 pt."Proste regulaminy i instrukcje"

Regulaminy i instrukcje to teksty formalne i bardzo specjalistyczne. Musimy zatem poprawić ich efektywność na poziomie kompozycji i architektury treści. Dzięki temu z tekstów tych skorzysta z dobrymi efektami zarówno zabiegany ekspert, jak i przeciętny obywatel. Przyjrzyjmy się kilku praktycznym wskazówkom.

Jak napisać przystępny regulamin?

1. Przygotuj stronę tytułową regulaminu. Obok tytułu umieść na niej wstęp (preambułe). To krótki tekst (1-2 akapity), który z lotu ptaka pokazuje treść regulaminu, opisuje jego funkcję i ważność.
2. Słownik (z definicjami), skróty i podstawy prawne przenoś na koniec regulaminu (możesz napisać o tym we wstępie).
3. Terminy ze słownika wyróżniaj inaczej niż wielką literą (np. kursywą lub delikatnym podkreśleniem linią przerywaną w jednym kolorze).
4. Warto stosować ciągłą numerację zapisów – nie rozpoczynaj wtedy numeracji od nowa w każdym rozdziale. Dzięki temu zniknie jedno piętro wypunktowań. Łatwiej też wtedy kontrolować wszystkie zapisy.
5. Do głównego wywodu dodaj sekcje wspomagające lekturę (tzw. sekcje asysty). Opracuj kilka typów takich asyst, wyróżnij je wizualnie (piktogramy) lub słownie (nagłówki). Popularne typy asyst to: Ważne!, Definicja, Przykład, Pomocne wskazówki.
6. Nie bój się pisania wizualnego (infografik, schematów).
7. Pisz bezpośrednio (kto – co robi) – a nie bezosobowo (zrobiono, uznano).8. Unikaj maniery prawniczej, czyli słów modnych w środowisku prawniczym: niniejszy, przedmiotowy, co do zasady,

Jak napisać skuteczną instrukcję?

Zasady dotyczące instrukcji są do regulaminowych bardzo podobne. Oto kilka dodatkowych wskazówek:

1. Stosuj te same rodzaje treści wspierających (tzw. treści asysty) co w innych dokumentach.
2. Pisz per ty w trybie rozkazującym – w instrukcjach to bardzo potrzebne.
3. Unikaj pisania o sobie (per ja lub per my) – tu wyjątkowo często „zaczepiamy” czytelnika i akcentujemy jego działania fizyczne.
4. Używaj zrzutów ekranów omawianych aplikacji czy programów. Przyzwyczajaj czytelnika do widoku tego środowiska.

Odcinek 9. "Fundusze Europejskie to nie zastrzyk pieniędzy"

- Odezwij się, a powiem ci, kim jesteś – mawiają językoznawcy. – Granice mego języka wskazują granice mego świata – dodają filozofowie. I rzeczywiście, sposób, w jaki mówimy o rzeczywistości, ujawnia nasz do niej stosunek. W kolejnym odcinku „Prosto i kropka” będziemy czytać między wierszami tekstów o Funduszach Europejskich. Zapraszamy!

Podsumowanie odcinka 9 pt. "Fundusze Europejskie to nie zastrzyk pieniędzy"

Fundusze Europejskie to niewdzięczny temat do opisywania. Dzieje się tak, ponieważ są one jednocześnie: konkretne (pieniądze), abstrakcyjne (zasady) i wyidealizowane (innowacje). Pisząc o nich, będziemy zatem często uciekać się do metafor czy analogii. Niektóre z naszych wyborów będą jednak zdradzać ukryte interpretacje czy wyobrażenia. Oto kilka ciekawostek na ten temat – przykład pochodzą z tekstów dziennikarskich (prasa) i urzędowych.

Ryzykowne metafory

W pierwszym okresie finansowania w polskich tekstach prasowych i urzędowych rozgościło się kilka dziwnych metafor. Część z nich zawierała ukryty negatywny obraz naszego kraju lub społeczeństwa. Oto kilka przykładów takich zdań:

• Spadł na nas deszcz pieniędzy z UE – tekst, który mogli przeczytać w prasie powodzianie.
• Fundusze Europejskie to zastrzyk gotówki dla naszych przedsiębiorców – zastrzyki są nieprzyjemne i daje się je chorym (por. też słowo wsparcie).
• FE to katapulta dla polskich firm – katapulta to ostatnia deska ratunku dla pilota w samolocie.
• FE to poduszka powietrzna dla Twego przedsiębiorstwa – czyli czeka nas wypadek?

Smutne ramy

Analiza większej liczby tekstów medialnych i urzędowych pokazała, że na początku lat dwutysięcznych o funduszach unijnych myśleliśmy głównie za pomocą negatywnych ram interpretacyjnych. Dominowały trzy narracje:

1. Fundusze niosą wielką zmianę na lepsze. W tym przypadku pojawiały się teksty, w których polskie miasta, za sprawą pieniędzy z UE, miały wrócić do Europy, dogonić Europę, dorównać najpiękniejszym metropoliom kontynentu. Były też lepsze realizacje tej narracji. Fundusze pozwalały ludziom zrealizować ich śmiałe, odważne wizje (nikt inny nie dałby im na nie pieniędzy).
2. Fundusze to łatwa kasa. W tym ujęciu przedstawiani byliśmy w kategoriach „cwaniaka”, który potrafi wyciągnąć z UE pieniądze (zwane tu kasą) na wątpliwe inwestycje.
3. Fundusze rodzą nowych bohaterów. Teksty tego typu poświęcone były w znacznym stopniu kreowaniu wizerunku bohatera lokalnej społeczności, który wie, jak z owych pieniędzy skorzystać. Narracja ta w wariancie pierwszym była bardzo dobra i skuteczna, ponieważ prezentowała najczęściej osoby anonimowe (tzw. zwykłego człowieka), skupiając się na ich kreatywności, przedsiębiorczości itp. Gorzej, gdy dziennikarze wybierali innych bohaterów – przedstawicieli władzy (nazywanych lokalnymi włodarzami). W tekstach tych pojawiały się obrazki z przeszłości: uroczyste akademie, partyjny patos i przecinane wstęgi.

Trudne innowacje

Na koniec słów kilka o innowacyjności – najpopularniejszym ostatnio temacie funduszowym. W tym przypadku najbardziej kłopotliwe jest to, że musimy pisać o czymś, czego jeszcze nie ma (projektujemy przyszłość), ale co jest silnie związane z branżami technologicznymi. To właśnie z tego powodu teksty o innowacjach są mieszanką żargonu technologicznego i wyrazów o bardzo ogólnym znaczeniu.

Czy można w jakiś sposób pokonać te trudności? – W dużym stopniu tak. Oto kilka wskazówek:

1. Pamiętaj o klątwie wiedzy (termin S. Pinkera) – pamiętaj, że czytelnik nie ma Twojej specjalistycznej wiedzy.
2. Unikaj słów teflonowych, czyli słów modnych, ale przez to wieloznacznych lub pozbawionych znaczenia (np. nowatorski, przełomowy, kluczowy, kreatywny, smart, eko).
3. Nie nadużywaj terminów zapożyczonych z języka angielskiego.
4. Trudne pojęcia definiuj kognitywnie (od znanego do nieznanego), a nie encyklopedycznie – tzn. zawsze zaczynaj od prostego wyjaśnienia – dopiero po nim możesz wprowadzić termin.
5. Pamiętaj o analogiach do świata znanego czytelnikowi i metaforach, które ilustrują nowe pojęcia (por. inkubator przedsiębiorczości jako wsparcie dla przedsiębiorcy-noworodka).
6. Opowiadaj historie konkretnych osób, których życie zmieni się dzięki innowacjom.
7. Unikaj technicznych opisów urządzeń czy produktów – podawaj korzyści, które innowacja nam przyniesie.

Odcinek 10. "Pod ręką w internecie"

Istnieje kilka ciekawych narzędzi, które sprawią, że Twój tekst będzie jeszcze lepszy. Znajdziesz je w zasięgu ręki – w internecie. Niektóre z nich pokazują, jak odmieniać trudne słowa, inne – rozwiewają wątpliwości poprawnościowe, jeszcze inne – zawierają informacje o frekwencji i znaczeniu wyrazów. Są wreszcie takie, które pozwolą Ci poznać stopień trudności tekstu. O takich narzędziach właśnie będzie ten odcinek.

Podsumowanie odcinka 10 pt. "Pod ręką w internecie"

Kto pisze wiele tekstów, ten miewa wiele wątpliwości – także językowych. Na szczęście nie musisz być językoznawcą, by większość z nich rozwiać. Okazuje się, że części językowych kłopotów możesz uniknąć dzięki narzędziom dostępnym przez internet.

Słowniki

Pierwsza praktyczna pomoc to słowniki. W internecie znajdziesz dwa bardzo ciekawe opracowania. „Wielki słownik języka polskiego” (wsjp.pl) to jeden z najlepszych polskich słowników. Przede wszystkim dlatego, że jest to opracowanie przygotowane na bazie statystyk. Znajdziemy w nim zatem nie tylko pełne wzorce odmiany słów, definicje wyrazów, ale też częste połączenia z innymi wyrazami.

Dobrysłownik.pl słownik poświęcony poprawności językowej. Nie jest, co prawda, tak obszerny, jak papierowy „Nowy słownik poprawnej polszczyzny” (PWN), ale autorzy aktualizują go na bieżąco.

Poradnia językowa PWN

Kolejne podręczne narzędzie to poradnia językowa PWN. Jej redaktorzy od wielu lat zbierają pytania z korespondencji do poradni, próbując na nie wyczerpująco odpowiedzieć. A trzeba dodać, że odpowiadają najlepsi polscy specjaliści od poprawności, grzeczności i etykiety czy edytorstwa.

Narodowy Korpus Języka Polskiego

Korpus języka polskiego to zbiór różnych tekstów (fragmentów książek, artykułów prasowych, blogów itp. zebranych w odpowiednich proporcjach. Zbiór ten to coś w stylu reprezentatywnej próby polszczyzny. Można go przeglądać, ale też analizować ilościowo.

Do czego może przydać się taki korpus w codziennej pracy z tekstami?

1. Możesz porównać dwa wyrazy (np. że vs iż, środki vs pieniądze) i wybrać ten, który jest częściej używany.
2. Możesz sprawdzać stylistyczny profil słowa, czyli ustalić, w jakich sferach życia słowo to jest najczęściej używane (np. czy jest to słowo urzędowe, konwersacyjne, książkowe, literackie).
3. Możesz wreszcie sprawdzać życie danego słowa w ostatnich latach – sprawdzać, czy jego popularność rośnie czy też spada.

Aplikacje oceniające teksty

Mamy wreszcie w Polsce kilka aplikacji oceniających trudność tekstu. Wystarczy do nich wkleić tekst – program oblicza wtedy, czy tekst jest dostosowany do zakładanego odbiorcy. Dwie najpopularniejsze aplikacje tego typu to Logios i Jasnopis.

Więcej o działaniach w zakresie prostego języka:

Jak pisać o Funduszach Europejskich?
Poradnik efektywnego pisania
Prosto o konkursach Funduszy Europejskich
Forum Na Rzecz Prostego Języka "Prosto i kropka"
Playlista kampanii "Prosto i kropka" na kanale YouTube
Co to jest prosty język? 
Ulotka "Sprawdź czy Twoje pismo jest proste" (PDF 593 KB)